Prestatiemanagement-toolkit

Doel van een PIP

Het managen van de prestaties van een werknemer is nooit eenvoudig. Maar het managen van een werknemer via een prestatieverbeteringsplan (PIP) tot en met disciplinaire maatregelen kan zeer complex zijn. 

Een prestatieverbeteringsplan (PIP) is een hulpmiddel om een ​​werknemer met prestatietekorten de kans te geven om te slagen. Het kan worden gebruikt om het falen aan te pakken om specifieke taakdoelen te behalen of om gedragsgerelateerde zorgen te verbeteren. Met een kans om hun prestaties te verbeteren, terwijl ze ook verantwoordelijk worden gehouden als ze dat niet doen, kan dit proces een werknemer opnieuw betrekken en tegelijkertijd kosten en vertragingen vermijden die gepaard gaan met personeelsverloop. 

Wanneer een werknemer op een PIP wordt geplaatst, mag het niet vanzelfsprekend zijn dat de werknemer ontslagen zal worden.Het PIP is daarentegen een hulpmiddel waarmee een werkgever en een werknemer samen kunnen komen en verwachtingen kunnen vastleggen die gekoppeld zijn aan tijdgebonden doelstellingen.

Fundamenten van een PIP

Het PIP moet: 

• Identificeer de problemen die verbetering behoeven. Geef duidelijk aan welke tekortkoming moet worden gecorrigeerd en of het probleem gerelateerd is aan de algehele prestatie of gedrag. Elk probleem moet apart worden vermeld en moet zich richten op objectieve, meetbare feiten. 
• Leg specifiek uit wat de werknemer moet doen om zijn prestaties te verbeteren. 
• Geef aan en verstrek informatie over hoe u middelen, materialen, trainingen of coaching kunt verkrijgen die de werknemer kan gebruiken om aan de prestatieverwachtingen te voldoen. 
• Stel duidelijk een deadline in voor de werknemer om bewijs van verbetering te tonen. Best practices zijn dat een PIP tussen de 30 en 90 dagen duurt. Het is echter in het belang van de werkgever om de lengte van de PIP te beperken als de werknemer geen tekenen van verbetering vertoont en ontslagen moet worden. 

Communiceren van de PIP

De manier waarop een manager communiceert met een werknemer kan bepalend zijn voor de ontvankelijkheid van de werknemer om dit proces te omarmen. Wanneer een werknemer een PIP krijgt, kan hij vijandig en onwillig worden, en misschien zelfs weigeren om de PIP te ondertekenen. Mocht dit gebeuren, zorg er dan voor dat u:

• Concentreer u op de feiten.
• Presenteer de informatie op een rustige en professionele manier.
• Leg uit dat het PIP een poging van de werkgever is om de prestaties van de werknemer te goeder trouw te verbeteren.

Een supervisor moet het PIP met de werknemer doornemen. Vervolgens moet de werknemer mogen meewerken aan de planning en het stellen van doelen om prestatietekorten of gedragsproblemen te verbeteren. 

Voortgang bewaken

Zodra de werknemer op een PIP is geplaatst, houdt het werk hier niet op. Om te voorkomen dat het document een dode letter wordt, is het belangrijk om de voortgang te bewaken door:

• Regelmatig positieve of constructieve feedback geven, bijvoorbeeld door wekelijkse vervolgvergaderingen in te plannen om de voortgang in realtime te bespreken. 
• Het aanbieden van coachingsmogelijkheden of andere ondersteuning aan de werknemer tijdens de PIP-periode.
• Er moet voldoende tijd worden gegeven om gedurende de gehele overeengekomen periode verbeteringen door te voeren. 
• Het documenteren van de uitkomst van het PIP nadat de periode is verstreken. 

Disciplinaire maatregelen

Als de prestaties van de werknemer verbeterd zijn in overeenstemming met de PIP, dan moet de manager de werknemer prijzen en de prestaties blijven monitoren. Als de prestaties echter niet voldoende verbeterd zijn, kunnen progressieve disciplinaire maatregelen nodig zijn, zoals:

• Verbale waarschuwing
• Geschreven waarschuwing
• Schorsing (met of zonder behoud van loon)
• Andere ernstige sancties die niet op ontslag lijken, zoals degradatie
• Beëindiging van het dienstverband

Raadpleeg het HR-team bij Foothold America voordat u een van de bovenstaande maatregelen neemt. 

Alle disciplinaire maatregelen moeten grondig worden gedocumenteerd en bewaard in werknemersdossiers. De werknemer moet een gedocumenteerde kopie van de uiteengezette disciplinaire maatregelen krijgen. 

Werkgevers moeten rekening houden met slechte presteerders in een uitdagend zakelijk klimaat. Als een werkgever manieren moet verkennen om de personeelskosten te verminderen door middel van personeelsreducties, kunnen ontslagen vanwege slechte prestaties een optie zijn om de zakelijke belangen te bevorderen zonder toevlucht te nemen tot onbetaald verlof of ontslagen van toppresteerders.

Als werkgever is Foothold America verantwoordelijk voor de algehele personeelsfuncties van de werknemers. Als zodanig moet u contact opnemen met het Foothold America HR-team (hr@footholdamerica.com) voordat een PIP of disciplinaire maatregelen worden geïmplementeerd.