Hoe komt het dat veel mensen prestatiemanagement zien als een noodzakelijk kwaad in plaats van een krachtig instrument dat werknemers en organisaties kan helpen floreren?
Statistisch gezien geeft 95% van de managers aan 'ontevreden' te zijn met de traditionele jaarlijkse functioneringsgesprekken. Managers besteden gemiddeld 210 uur per jaar aan prestatiebeheer, terwijl werknemers daar 40 uur per jaar aan besteden. Bovendien vindt 51% van de werknemers jaarlijkse beoordelingen onnauwkeurig en 53% vindt dat ze niet motiverend zijn.
Bovendien weet 98% van de bedrijven dat prestatiemanagement belangrijk is. Toch heeft slechts 64% een effectieve aanpak en is slechts 8% van de organisaties van mening dat jaarlijkse beoordelingen waarde toevoegen.
De waarheid is dat veel managers en werknemers vinden dat jaarlijkse beoordelingen van prestaties ineffectief, inefficiënt en demotiverend zijn. Er zijn veel factoren die kunnen bijdragen aan deze gevoelens (gelukkig zijn ze te verhelpen) en in werkelijkheid is prestatiemanagement een van de belangrijkste processen om belangrijke individuele en organisatorische resultaten te behalen.
Het goede nieuws is dat de tekortkomingen die gepaard gaan met jaarlijkse prestatiebeoordelingen door velen zijn erkend en dat de belangrijkste oplossing al die tijd voor ons lag – in plaats van feedback te geven aan uw werknemers slechts één of twee keer per jaar tijdens de jaarlijkse of tweejaarlijkse prestatiebeoordelingen, zou feedback het hele jaar door gegeven moeten worden, op een doorlopende basis. Door middel van continue prestatiemanagementbeoordelingen ontwikkelen de manager en de werknemers een gezonde, vertrouwde en authentiekere werkrelatie.
Inhoudsopgave
Wat is het verschil tussen de jaarlijkse of halfjaarlijkse beoordeling en de doorlopende beoordeling?
Kort gezegd streven beide soorten beoordelingen hetzelfde doel na. Volgens Michael Armstrong, auteur van het Handbook of Performance Management, is "prestatiemanagement het continue proces van het verbeteren van prestaties door het stellen van individuele en teamdoelen die zijn afgestemd op de strategische doelen van de organisatie, het plannen van prestaties om de doelen te bereiken, het evalueren en beoordelen van de voortgang en het ontwikkelen van de kennis, vaardigheden en bekwaamheden van mensen."
Het belangrijkste verschil tussen de twee is dat de jaarlijkse of halfjaarlijkse beoordelingsgesprekken retrospectief zijn, in die zin dat ze kijken naar de prestaties van de werknemer over een bepaalde periode en de doelen die aan het begin van het jaar/midden van het jaar zijn gesteld. Continue prestatiemanagement is daarentegen een 360°-proces, waarbij werknemers en managers regelmatig met elkaar in gesprek zijn en er frequente, realtime feedback wordt gegeven. Zo kan de werknemer (of manager) de nodige stappen zetten om de prestaties in de toekomst te verbeteren.
Hoewel continue prestatiebeoordelingen ongelofelijke voordelen bieden voor werknemers, managers en organisaties, is het doel ervan niet om jaarlijkse of tweejaarlijkse prestatiebeoordelingen te vervangen. Terwijl traditionele prestatiebeoordelingen de voortgang van vastgestelde doelen evalueren en dienen als een benchmark voor beslissingen over compensatie en promotie, zijn continue prestatiebeoordelingen veel flexibeler en bedoeld om de formele beoordelingsgesprekken te ondersteunen en beter te garanderen dat de vastgestelde doelen worden gehaald.
Het belang van een continu prestatiemanagementproces in uw bedrijf
1. Geeft meer duidelijkheid over de doelen van de organisatie
Volgens recent onderzoek weet slechts 40% van de werknemers binnen organisaties wat de doelstellingen van hun bedrijf zijn. Dit betekent dat 60% van de werknemers tijd en energie investeert in activiteiten die mogelijk niet bijdragen aan de doelstellingen waar het bedrijf zich op richt. Door middel van continu prestatiebeheer kan het bedrijf ervoor zorgen dat alle afdelingen, teams en werknemers te allen tijde dezelfde organisatorische richting opgaan en indien nodig bijsturen.
2. Helpt waardevolle inzichten te verkrijgen.
Door middel van regelmatige, open en eerlijke gesprekken tussen managers en medewerkers, kan continue feedback helpen om problemen aan te pakken en barrières weg te nemen voordat ze problemen worden die het succes van een medewerker of team bedreigen.
3. Verbetert de betrokkenheid van werknemers en vermindert het personeelsverloop
Volgens Forbes hebben werknemers die het gevoel hebben dat hun stem gehoord wordt, 4.6 keer meer kans om zich gesterkt te voelen en optimaal te presteren. Betrokken werknemers zijn 44% productiever dan werknemers die zich slechts tevreden voelen, en bedrijven met een zeer betrokken personeelsbestand zijn 24% winstgevender. Omdat betrokkenheid van werknemers en personeelsverloop hand in hand gaan, blijkt uit onderzoek dat bedrijven die hun werknemers consequent feedback geven, een 14.9% lager personeelsverloop hebben dan bedrijven die dat niet doen.
4. Leidt tot de ontwikkeling van nieuwe trainingsstrategieën en mentorschapsactiviteiten
Elke werknemer heeft verbeterpunten. Regelmatige check-ins met werknemers helpen managers om vroegtijdig de uitdagingen te identificeren waar werknemers mee te maken hebben en stellen managers in staat om dienovereenkomstig te handelen door de werknemer de nodige tools te bieden om hen verder te helpen in hun baan en carrière.
Andere voordelen zijn:
- bijdragen aan het vaststellen en verfijnen van de kwartaal-OKR-doelen
- het bieden van een compleet beeld van de prestaties van de werknemer gedurende het jaar
- managers en medewerkers helpen zich beter voor te bereiden op de verplichte jaarlijkse beoordelingen
De beste oplossing: een hybride aanpak
Door regelmatige, jaarlijkse of tweejaarlijkse beoordelingen te combineren met real-time, doorlopende beoordelingen, zorgt u ervoor dat het algehele prestatiemanagementsysteem het hele jaar door transparant, consistent, onbevooroordeeld en geprioriteerd is.
Hoe u een geweldig formeel beoordelingssysteem voor prestaties in uw organisatie implementeert
1. Beschrijf de verwachtingen van het bedrijf vanaf het begin
De eerste documentatie die u voor elke werknemer moet maken, is een gedetailleerde functiebeschrijving die niet veel ruimte laat voor verkeerde interpretaties. Natuurlijk, naarmate werknemers evolueren en groeien in hun rollen, zullen hun verantwoordelijkheden ook toenemen, maar door een duidelijke functiebeschrijving voor elke positie binnen het bedrijf te blijven hebben, bepaalt u de verwachtingen van het bedrijf ten opzichte van elke werknemer en krijgt u een nauwkeurige beoordeling van het werk van de werknemer.
Het is niet voldoende om de functiebeschrijving alleen aan het begin van de functie aan de werknemer te geven. De manager moet ervoor zorgen dat de functiebeschrijving met de werknemer wordt besproken en moet aangeven op welke gebieden de werknemer extra ondersteuning nodig heeft.
2. Bepaal SMART-doelen die uw werknemers moeten behalen op basis van de algemene doelstellingen van uw bedrijf en afdeling
Een van de belangrijkste stappen in prestatiebeoordelingen, zo niet DE belangrijkste, is het opstellen van SMART-doelen die de werknemer wil bereiken. De doelen moeten Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdig zijn. Om deze doelen effectief te bepalen, moet u ervoor zorgen dat ze direct bijdragen aan de doelstelling van de afdeling en het bedrijf voor het jaar en dat ze de belangrijkste verantwoordelijkheden van de werknemer aanpakken, terwijl ze ook bijdragen aan de carrièreontwikkeling van de werknemer, door ze rekbaar, motiverend en haalbaar te maken. Zowel de werknemer als de manager moeten op één lijn zitten bij het opstellen van doelen, en de werknemer moet ook de vrijheid hebben om zijn eigen doelen op te stellen.
3. Vervang halfjaarlijkse beoordelingen door kwartaalbeoordelingen van prestaties
Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is om ten minste eens per drie maanden formele prestatiebeoordelingen uit te voeren:
- Het zorgt ervoor dat de doelen niet vergeten worden en dat er daadwerkelijk aan gewerkt wordt.
- Het helpt de werknemer en de manager om in overzichtelijke stappen te bepalen hoe ze hun doelen gaan bereiken.
- Naarmate de doelen worden bereikt, kunnen de werknemer en manager nieuwe doelen stellen.
- Als de doelen niet meer relevant zijn (wat niet vaak zal gebeuren), kunt u samen met de werknemer deze doelen schrappen en tijdig nieuwe doelen stellen.
Door daarnaast minstens eens per drie maanden formele beoordelingen van de prestaties uit te voeren, kan de manager eventuele klachten van een werknemer oplossen, krijgt hij of zij vaker de kans om promotieverwachtingen te managen en eventuele opleidingsbehoeften te beoordelen. Bovendien wordt de band tussen de manager en de werknemer versterkt.
4. Zorg ervoor dat uw beoordelingsgesprekken een tweerichtingscommunicatie zijn
Het spreekt voor zich dat prestatiebeoordelingen boeiend, transparant en samenwerkend moeten zijn en dat de werknemer net zo betrokken moet zijn bij de voorbereiding op deze vergaderingen als de manager. Als u een manager bent en de prestatiebeoordelingen die u geeft slechts voorbeelden zijn van samenvatten wat een werknemer goed of fout doet, mist u de potentiële impact op de prestaties. Hoewel de manager en de werknemer naar hetzelfde resultaat toewerken, zouden de aanpak en betrokkenheid bij het bereiken van de doelen verschillen.
Tijdens prestatiebeoordelingen wil een werknemer misschien weten hoe goed hij/zij presteert, welke gebieden verbeterd kunnen worden, welke kansen hij/zij heeft voor carrièreontwikkeling en op welke bedrijfsdoelen hij/zij zich vervolgens moet richten. Tegelijkertijd moet de manager erachter komen hoe de werknemer zijn/haar prestaties ziet, wat de obstakels zijn die de werknemer ervan weerhouden zijn/haar volledige potentieel te bereiken, welke ondersteuning de werknemer nodig heeft en alles bespreken wat eventueel aangepakt moet worden.
Geen van deze gebieden kan door de manager of de werknemer worden beantwoord zonder de steun van elkaar. Daarom moet de beoordeling interactief zijn en moeten beiden zich voorbereiden om actief te praten en te luisteren.
5. Moedig uw werknemer aan om regelmatig te reflecteren op zijn prestaties
Zorg ervoor dat de werknemer vóór de beoordelingen van het prestatiemanagement de tijd heeft om te reflecteren op zijn prestaties en een zelfevaluatie te schrijven. Omdat sommige werknemers moeite kunnen hebben met het onthouden van hun prestaties, kunt u overwegen om de werknemer vóór uw vergadering een reeks vragen te sturen om te beantwoorden als leidraad. Enkele vragen die de werknemer kunnen helpen om na te denken zijn:
- Welke taken of projecten gaf u de meeste voldoening sinds uw laatste beoordeling?
- Wat vind je het leukst aan je werk?
- Heb je de afgelopen maanden uitdagingen ondervonden? Zo ja, welke stappen heb je ondernomen om ze te overwinnen?
- Welke bedrijfs- of persoonlijke doelen hebt u tot nu toe bereikt?
- Op welke gebieden denk je dat je het meeste groeipotentieel hebt?
- Op welke projecten of doelen wilt u zich de komende drie maanden richten?
- Welke vaardigheden of kennis vertrouwen uw collega's op u?
Zorg ervoor dat u een eenvoudig te volgen sjabloon voor prestatiebeoordelingen heeft, die het proces overzichtelijk maakt.
Als u 'performance review templates' zou googelen, zou u meer dan 62 miljoen resultaten vinden. Het goede nieuws is dat veel templates en online systemen geïnspireerd kunnen worden op of gebruikt kunnen worden voor de performance reviews van uw bedrijf. Als u echter zeker wilt weten dat de performance review template van uw bedrijf past bij de behoeften van uw organisatie en werknemers, moet u deze mogelijk verder aanpassen.
Bij het samenstellen van het beoordelingssjabloon moet u rekening houden met veel variabelen, zoals:
- Hoe vaak vinden de beoordelingsgesprekken plaats en wat is de beoordelingsperiode (maandelijks, kwartaallijks, halfjaarlijks, jaarlijks)?
- Moeten professionele ontwikkelingsdoelen deel uitmaken van de beoordelingsgesprekken of moeten ze apart worden behandeld?
- Hoeveel doelen moet elke werknemer hebben? Moet elke werknemer hetzelfde aantal doelen hebben, of moeten ze in plaats daarvan een minimum en maximum drempelwaarde van doelen hebben?
- Welk beoordelingssysteem zou u gebruiken?
- Moet uw organisatie peer reviews introduceren als onderdeel van de prestatiebeoordeling voor betere transparantie? Als peer reviews welkom zijn, moeten ze dan vóór elke beoordelingsvergadering, tweejaarlijks of jaarlijks worden gegeven?
Er zijn nog veel meer factoren waar u rekening mee moet houden. Toch kunt u door deze vragen te beantwoorden beter bepalen hoe de prestatiebeoordeling van uw organisatie eruit moet zien en welk type sjabloon deze beter zou ondersteunen.
Het is erg belangrijk om het gedrag en de prestatieproblemen van werknemers te documenteren.
Als manager krijgt u soms te maken met problemen van werknemers en prestatieproblemen.
Het documenteren van het gedrag en de prestatieproblemen van werknemers is om verschillende redenen van cruciaal belang.
Ten eerste geeft het u een schriftelijk verslag van de diensttijd van de werknemer in het bedrijf. Ten tweede helpt het u om onomstotelijk aan te tonen wat de staat van dienst van de werknemer is met betrekking tot hun naleving van het beleid dat is gespecificeerd in het personeelshandboek en de functiebeschrijving. Ten derde geeft de documentatie van prestatie- of gedragsproblemen de HR- en managementteams een gedetailleerde geschiedenis van de prestaties van de werknemer en de verbetering of het gebrek aan verandering in de loop van de tijd.
Door prestaties of problemen van werknemers te documenteren, beschermt u uw bedrijf tegen juridische stappen in geval van ontslag. U beschikt hiermee immers over het benodigde bewijsmateriaal ter ondersteuning van de beslissing van het management om de werknemer te ontslaan of te disciplineren.
Drie stappen om een effectief systeem voor continue feedback in uw hele organisatie te implementeren
Continue feedback moet een vast onderdeel worden van de dagelijkse praktijk. Zo vergroot u de kans dat uw medewerkers hun doelen bereiken en zich professioneel ontwikkelen. Tegelijkertijd voelen ze zich gewaardeerd en gemotiveerd.
Volgens een onderzoek van Forbes vindt bijna 75% van de werknemers feedback belangrijk, maar minder dan een derde ontvangt het. Bovendien gaf 69% van de werknemers aan dat ze harder zouden werken als ze zich gewaardeerd voelden . Volgens een onderzoek van Gallup hebben bedrijven die continu feedback geven bovendien een 14.9% lager personeelsverloop.
De voordelen zijn groot, maar hoe zorg je ervoor dat continue feedback een regelmatig en natuurlijk proces wordt binnen je team?
1. Creëer een veilige omgeving
Het is belangrijk om een werkcultuur te creëren waarin werknemers gemakkelijk fouten kunnen toegeven en om hulp of advies kunnen vragen. Maar voordat u verwacht dat werknemers gemakkelijk fouten kunnen toegeven of op natuurlijke wijze naar u toe komen voor suggesties of advies, moet u ervoor zorgen dat uw bedrijfscultuur een veilige omgeving is. Om dit te bereiken, moet u overwegen of u de nodige stappen neemt om een positieve werkomgeving te creëren. Toont uw team waardering voor elkaar? Begrijpen ze elkaars manier van werken? Viert u teamoverwinningen of brengt u tijd met elkaar door buiten het werk? Vertrouwen uw werknemers u en vertrouwt u hen? Om ervoor te zorgen dat uw werknemers gemakkelijk fouten of uitdagingen die ze ervaren, kunnen toegeven en met u kunnen praten, moeten ze zich veilig voelen om dat te doen.
2. Zorg ervoor dat uw feedback niet bevooroordeeld is
Als het gaat om het delen van constructieve feedback, moet deze gebaseerd zijn op feiten en statistieken, zonder aannames die bevooroordeeld en versterkt kunnen worden door onze eigen favoritisme, vooroordelen, vooroordelen of stereotypen.
Om ervoor te zorgen dat uw feedback op feiten is gebaseerd, moet u de daadwerkelijke voortgang van de medewerker bijhouden met behulp van het gekozen beoordelingsformulier of door een eigen systeem voor continue feedback te ontwikkelen. Welke methode u ook kiest, zorg ervoor dat u alles noteert en niet op uw geheugen vertrouwt. Managers die bij het uitvoeren van beoordelingen op hun geheugen vertrouwen in plaats van de daadwerkelijke voortgang van medewerkers te volgen, kunnen namelijk als bevooroordeeld worden beschouwd.
3. Managers moeten zichzelf als coaches beschouwen.
Net zoals voetbalcoaches hun spelers niet kunnen helpen om te winnen op het veld als ze niet in hun achterhoofd houden dat ze willen winnen, ondersteunen managers hun werknemers niet goed als ze hen niet coachen op de stappen die ze moeten nemen om succesvol te zijn. De makkelijkste manier om uw werknemers te helpen is door hen frequente feedback in realtime te geven. Op deze manier kan de werknemer het direct implementeren en hoeft hij niet te wachten tot uw volgende beoordeling van het prestatiemanagement.
Prestatiemanagement is en blijft een van de belangrijkste processen voor het behalen van belangrijke individuele en organisatieresultaten.
Door een systeem voor continue feedback in te voeren in uw bedrijf, zorgt u er niet alleen voor dat het beoordelingssysteem transparanter, natuurlijker en aantrekkelijker wordt, maar creëert en bevordert u ook een veilige werkomgeving waarin werknemers worden gekoesterd, gewaardeerd, gemotiveerd en klaargestoomd voor succes.
