Verkeerde classificatie van contractanten en werknemers in de VS

Internationale bedrijven die naar de VS willen uitbreiden, kunnen overwegen om een ​​mix van contractanten en fulltimemedewerkers in te huren, afhankelijk van hun personeelsbehoeften, budget en langetermijnplannen voor uitbreiding in de VS.

Ongeacht uw aanpak voor het opbouwen van een Amerikaanse beroepsbevolking, kan verkeerde classificatie van werknemers leiden tot aanzienlijke problemen. Dit omvat boetes, juridische verwikkelingen en een beschadigde reputatie van het bedrijf.

Onze gids biedt een gedetailleerde analyse van werknemersmisclassificatie in de VS, inclusief een definitie, een lijst met veelvoorkomende oorzaken die specifiek zijn voor Amerikaanse regelgeving, een samenvatting van de typische straffen onder de Amerikaanse wet en de standaardstappen voor het corrigeren van misclassificatie. Ontdek bovendien hoe u het risico op werknemersmisclassificatie kunt verkleinen terwijl u uw Amerikaanse team opbouwt.

Wat is een verkeerde classificatie van werknemers en zelfstandige ondernemers?

Verkeerde classificatie van werknemers en zelfstandige contractanten ontstaat door complexiteiten in arbeids- en belastingregelgeving. Wanneer een bedrijf internationaal uitbreidt, kunnen deze complexiteiten nog verder toenemen, wat leidt tot onbedoelde verkeerde classificatie. Dit gebeurt wanneer een werknemer ten onrechte wordt gecategoriseerd als werknemer, terwijl hij of zij als zelfstandige contractant zou moeten worden beschouwd, of andersom.

In een poging om de kosten voor het aannemen van personeel te verlagen, de salarisadministratie te vereenvoudigen en een flexibel personeelsbestand te behouden, classificeren sommige bedrijven werknemers opzettelijk verkeerd als contractanten. Deze pogingen om een ​​voordeel te behalen, slagen echter zelden op de lange termijn, aangezien juridische consequenties waarschijnlijk zullen volgen.

Misclassificatie kan ook onbedoeld plaatsvinden. Bedrijven kunnen onbewust de wetgeving inzake werknemersclassificatie overtreden, zelfs als ze de werkrelatie aanvankelijk correct hebben geclassificeerd. Naarmate de aard van de werkregeling of de lokale arbeidswetgeving evolueert, is de oorspronkelijke classificatie mogelijk niet langer geldig. Dit benadrukt het belang van up-to-date blijven met Amerikaanse regelgeving om onbedoelde misclassificatie te voorkomen.

Ongeacht de intentie – opzettelijk of per ongeluk – krijgt elk bedrijf in de VS dat werknemers verkeerd classificeert te maken met juridische en financiële gevolgen, waaronder boetes, achterstallig loon, belastingschulden en andere straffen. Het correct classificeren van uw personeelsbestand is cruciaal om ervoor te zorgen dat uw werknemers de rechten en voordelen krijgen waar ze volgens de Amerikaanse wet recht op hebben.

Werknemer versus contractant: de verschillen in de VS

Het classificeren van werknemers als werknemers of contractanten kan complex zijn, en de bepalende factoren variëren wereldwijd aanzienlijk. In de Verenigde Staten is er echter een algemeen kader om onderscheid te maken tussen de twee.

• Werknemers werken doorgaans onder direct toezicht en controle van hun werkgever, en volgen instructies over hoe en wanneer ze taken moeten uitvoeren. Ze ontvangen een vast salaris (per uur, per week of tweewekelijks) en komen mogelijk in aanmerking voor een pakket aan voordelen dat ziektekostenverzekering, betaalde vrije tijd en pensioenbijdragen kan omvatten. Werknemers worden doorgaans geclassificeerd als W-2-werknemers voor belastingdoeleinden, waarbij hun werkgever inkomsten- en loonbelasting inhoudt.
  
  
• Onafhankelijke aannemers, aan de andere kant, opereren als hun eigen bedrijf. Ze zijn verantwoordelijk voor het vinden en beveiligen van hun eigen klanten, het vaststellen van hun tarieven en het beheren van hun werkschema's. In tegenstelling tot werknemers, komen zelfstandige contractanten niet in aanmerking voor werknemersvoordelen van de bedrijven waarmee ze een contract hebben. Ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van zelfstandigenbelastingen, die de sociale zekerheid en Medicare dekken, en het beheren van hun eigen ziektekostenverzekering en pensioensparen. Zelfstandige contractanten hebben vaak meer controle over hoe ze hun werk uitvoeren en ze kunnen tegelijkertijd voor meerdere klanten werken. Deze flexibiliteit kan een groot voordeel zijn voor contractanten die waarde hechten aan autonomie en projectmatig werk. Het betekent echter ook dat ze verantwoordelijk zijn voor het consequent vinden van nieuw werk en voor het dekken van hun eigen bedrijfskosten.
  
  

Zoals in veel landen is de classificatie van werknemers in de VS afhankelijk van de mate van controle die de werkgever uitoefent op verschillende aspecten van de arbeidsovereenkomst. De Internal Revenue Service (IRS) heeft een drieledige test ontwikkeld voor de classificatie van werknemers om een ​​duidelijker beeld te schetsen. In de volgende paragrafen gaan we dieper in op deze categorieën: gedragscontrole, financiële controle en de relatie tussen bedrijf en werknemer.

1. Gedragscontrole

De eerste factor die in de Amerikaanse classificatie van werknemers wordt meegenomen, is gedragscontrole. Hierbij wordt gekeken naar de mate waarin een bedrijf dicteert hoe een werknemer zijn taken uitvoert, en verder gaat dan alleen het schetsen van de gewenste uitkomst.

Als het bedrijf bijvoorbeeld specificeert hoe, wanneer of waar de persoon kan werken, gaat dit verder dan alleen het definiëren van de taak. Op dezelfde manier wijst het dicteren van de gebruikte tools of zelfs waar benodigdheden worden gekocht, op een werknemersclassificatie.

Bovendien impliceert elke training die de werkgever geeft met betrekking tot specifieke werkprocedures en -methoden een wens dat het werk op een bepaalde manier wordt voltooid. Dit niveau van controle staat doorgaans voor een werkgever-werknemerrelatie.

Daarnaast is toezicht een andere belangrijke gedragsfactor. Nauwlettend toezicht van de werkgever op de werknemer duidt op gedragscontrole. Regelmatige check-ins, voortgangsbeoordelingen en direct toezicht worden vaker geassocieerd met een werknemer-werkgeverrelatie. Zelfstandige contractanten hebben doorgaans meer vrijheid en hebben mogelijk geen nauw toezicht nodig.

2. Financiële controle

De tweede pijler van de Amerikaanse werknemersclassificatie is financiële controle. Hierbij ligt de focus op de investering van een werknemer in zijn activiteiten en zijn blootstelling aan bedrijfsgerelateerde risico's. Dit helpt de aard van de werkregeling te bepalen.

Bijvoorbeeld, als een werknemer financieel investeert in zijn bedrijf terwijl hij met een klant werkt, versterkt dit het argument voor een onafhankelijke contractrelatie. Deze investering toont de afzonderlijke entiteitsaard van zijn werk. Voorbeelden van dergelijke investeringen zijn het kopen van gereedschap of apparatuur die specifiek is voor het werk waarvoor hij is ingehuurd, het adverteren van zijn diensten bij potentiële klanten of het inhuren en betalen voor assistentie bij zijn werk.

Daarnaast is de betaalmethode een andere factor om te overwegen. Contractanten worden doorgaans per project of op freelancebasis betaald en kunnen factureren voor hun diensten, wat hun financiële onafhankelijkheid verder benadrukt. Terwijl werknemers doorgaans regelmatige, consistente salarissen ontvangen, kunnen sommige contractanten ook regelmatige betalingen ontvangen, afhankelijk van de overeenkomst.

Het is belangrijk om te weten dat onkostenvergoedingen niet automatisch betekenen dat iemand niet langer als zelfstandig ondernemer kan werken. Aannemers kunnen door hun cliënten worden vergoed voor kosten. Hoewel vergoedingspraktijken kunnen variëren afhankelijk van de specifieke overeenkomst, is het gebruikelijk dat cliënten aannemers vergoeden voor redelijke zakelijke kosten die tijdens het project zijn gemaakt. Vergoeding moet echter worden gedaan in overeenstemming met de toepasselijke belastingwetten en -regelgeving.

3. Zakelijke en werknemersrelatie

Het laatste element van de classificatie van Amerikaanse werknemers hangt af van de algemene aard van de relatie tussen bedrijf en werknemer. De aanwezigheid van voordelen die het bedrijf biedt, speelt een belangrijke rol. Als werknemers voordelen ontvangen zoals betaald verlof, pensioenregelingen of ziektekostenverzekeringen, worden ze hoogstwaarschijnlijk gecategoriseerd als werknemers. De afwezigheid van voordelen vertaalt zich echter niet automatisch naar de status van contractant. Andere factoren zullen uiteindelijk de classificatie van de werknemer bepalen.

Verschillende aanvullende factoren kunnen de classificatie onder dit element beïnvloeden. Hieronder volgen enkele belangrijke aandachtspunten:

• Exclusiviteit en controle: Werknemers staan ​​doorgaans onder leiding en controle van de werkgever. De werkgever dicteert werkschema's, methoden en procedures. Aannemers hebben daarentegen meer autonomie en discretie in hoe ze hun werk uitvoeren, omdat ze worden ingehuurd vanwege hun gespecialiseerde vaardigheden of expertise.
• Integratie in het bedrijf: Werknemers zijn meer geïntegreerd in de dagelijkse gang van zaken van het bedrijf. Ze werken vaak op locatie en zijn onderworpen aan het beleid, de procedures en het toezicht van het bedrijf. Contractanten kunnen op afstand of autonoom werken en hebben meer onafhankelijkheid in de manier waarop ze hun werk beheren.
• Beëindiging en duur van het werk: Werknemers hebben doorgaans een doorlopende, langdurige relatie met de werkgever en beëindiging wordt geregeld door arbeidswetten en -regelgeving. Contractanten worden doorgaans ingehuurd voor specifieke projecten of een bepaalde periode en de relatie kan eindigen na voltooiing van het werk of door wederzijdse overeenkomst.
  
  

Zoals eerder vermeld, als de eerder besproken factoren (gedrags- en financiële controle) ruimte laten voor interpretatie, kan de rechter de overeenkomst met de zelfstandige opdrachtnemer analyseren om meer inzicht te krijgen. Deze overeenkomst kan de beoogde aard van de werkrelatie verduidelijken. Dit onderstreept het belang van het opstellen van duidelijke en gedetailleerde werkafspraken om naleving van Amerikaanse regelgeving te garanderen.

Doorlopende wijzigingen in de regelgeving voor de classificatie van werknemers

Het landschap van regelgeving voor werknemersclassificatie is voortdurend in beweging. Als werkgevers niet op de hoogte blijven van deze veranderingen, kan dat leiden tot juridische problemen voor werkgevers die blijven werken met achterhaalde aannames. Human Resources-teams moeten prioriteit geven aan het regelmatig beoordelen van lokale regelgeving om naleving te garanderen.

Een voorbeeld hiervan is een regel van het Amerikaanse ministerie van Arbeid (Department of Labor, DOL) uit 2024 over de classificatie van werknemers onder de Fair Labor Standards Act (FLSA), die op 11 maart 2024 van kracht werd. In februari 2026 stelde het DOL voor om deze regel in te trekken. Deze regel maakte het lastiger om werknemers als zelfstandige te classificeren, dus controleer het huidige standpunt van het DOL voordat u zich erop baseert.

De regelgeving van 2024 maakt gebruik van een zesdelige toets van de "economische realiteit", waarbij factoren zoals de winst- of verlieskansen van de werknemer en de mate van controle door de werkgever worden meegewogen. Deze verandering kan leiden tot onverwachte aansprakelijkheden voor bedrijven die werknemers verkeerd classificeren.

Het begrijpen en naleven van deze complexe regelgeving kan een lastige opgave zijn. Om te zorgen voor voortdurende naleving is een diepgaande kennis van de nuances van de wet en hoe deze van toepassing is op uw specifieke personeelsbestand vereist. Samenwerken met een aanbieder die ervaring heeft met het classificeren van werknemers, zoals Foothold America, kan u helpen bij het navigeren door deze complexiteit en het minimaliseren van het risico op kostbare verkeerde classificaties.

Veelvoorkomende valkuilen die leiden tot verkeerde classificatie

Er zijn verschillende oorzaken voor het verkeerd indelen van werknemers, variërend van een gebrek aan kennis van de arbeidswetgeving tot uitdagingen die specifiek zijn voor de sector.

Onderzoek en audits van het Amerikaanse ministerie van Arbeid wijzen erop dat een aanzienlijk deel van de Amerikaanse werkgevers werknemers ten onrechte als zelfstandige contractanten classificeert. Dit betekent dat mogelijk miljoenen Amerikaanse werknemers onjuist worden ingedeeld.