Ban-the-Box-wetten: beperkingen op strafblad in Amerikaanse sollicitatieprocedures

Internationale bedrijven die naar de Verenigde Staten uitbreiden, worden geconfronteerd met een steeds complexer web van arbeidsregelgeving, maar weinige worden zo verkeerd begrepen – of kunnen zo kostbaar zijn – als de ban-the-box-wetten. Deze 'eerlijke kans'-wetgeving voor het aannemen van personeel bepaalt nu wanneer en hoe werkgevers kunnen informeren naar hun strafblad, wat van invloed is op wervingsstrategieën in 37 staten en meer dan 150 steden en provincies in het hele land.

Voor buitenlandse werkgevers vormt de ban-the-box-naleving zowel een belangrijke wettelijke verplichting als een onverwacht concurrentievoordeel. Bedrijven die aan deze vereisten voldoen, krijgen toegang tot een bredere talentenpool en positioneren zich als vooruitstrevende werkgevers. Bedrijven die ze negeren, worden geconfronteerd met oplopende boetes, juridische procedures en gemiste kansen in het veranderende Amerikaanse arbeidslandschap.

Meer dan vier vijfde van de Amerikaanse bevolking (ruim 267 miljoen mensen) woont in een rechtsgebied met een vorm van 'ban-the-box'- of 'fair chance'-beleid. Hierdoor is naleving onvermijdelijk voor de meeste internationale bedrijven die de Amerikaanse markt willen betreden.

Ban-the-Box begrijpen: wat internationale werkgevers moeten weten

Het 'Ban the box'-beleid is ontstaan vanuit de overtuiging dat werkgevers eerst de kwalificaties van een sollicitant moeten beoordelen – zonder het stigma van een veroordeling of arrestatie. De term is afkomstig van het vakje op sollicitatiebrieven waarin kandidaten naar hun strafblad werden gevraagd.

Deze wetten – ook bekend als het ‘Fair Chance’-aannamebeleid – veranderen fundamenteel de traditionele aannametermijnen door:

• Verbod op vragen over strafblad bij eerste sollicitaties
• Het uitstellen van achtergrondcontroles tot later in het sollicitatieproces
• Het vereisen van individuele beoordelingen wanneer er een strafblad wordt ontdekt
• Het verplicht stellen van specifieke kennisgevings- en reactieprocedures voor ongunstige beslissingen over het dienstverband

Werkgelegenheid is een belangrijke factor bij het verminderen van het risico op recidive. De Ban the Box-wetgeving geeft mensen met een strafblad toegang tot meer gelijke kansen op de arbeidsmarkt, waardoor er een bredere pool van talent ontstaat voor werkgevers die bereid zijn om eerlijke kansen te bieden bij het aannemen van personeel.

Federale vereisten: de Fair Chance to Compete for Jobs Act

De federale overheid heeft het kader vastgesteld via de Wet op eerlijke kansen om te concurreren voor banen van 2019, die op 20 december 2021 van kracht werd. De Fair Chance Act verbiedt federale agentschappen en federale contractanten die namens hen handelen om van een sollicitant voor een federale baan te eisen dat hij of zij informatie over zijn of haar strafblad vrijgeeft voordat de instantie die sollicitant een voorwaardelijk aanbod voor een baan doet.

Verplichtingen van federale contractanten

Vanaf 20 december 2021 moeten federale contractanten voldoen aan de federale Fair Chance Act (FCA). Deze wet verbiedt contractanten om in bepaalde gevallen in de beginfase van de sollicitatieprocedure te vragen naar de criminele achtergrond van een sollicitant.

De wet is van toepassing op functies die "gerelateerd zijn aan" werk onder federale contracten, hoewel deze definitie ruim geïnterpreteerd blijft. Hoe te bepalen of de functie werk "gerelateerd aan" werk onder het federale contract uitvoert, is onduidelijk. De FCA definieert dit niet. Bijgevolg heeft deze vereiste geleid tot een ruime interpretatie van de functies die hieronder vallen.

Belangrijkste uitzonderingen:

• Functies waarbij toegang tot vertrouwelijke informatie vereist is
• Gevoelige taken op het gebied van de nationale veiligheid
• Rollen van federale wetshandhaving
• Militaire technicusposities met dubbele status

Federale handhaving

Naleving van de FCA moet een prioriteit zijn voor huidige en toekomstige federale contractanten. De eerste overtreding van de FCA kan leiden tot een schriftelijke waarschuwing en een verplichting om de overtreding te herstellen, maar volgende overtredingen kunnen ingrijpender gevolgen hebben. Zo kan de aannemer op grond van de FCA worden uitgesloten van toekomstige federale contracten en kan de overheid de betaling voor voltooid werk in het kader van een bestaand contract opschorten totdat de aannemer aantoont dat hij aan de FCA voldoet.

Implementatie op staatsniveau voor particuliere werkgevers

Vijftien staten hebben verplicht gesteld om vragen over veroordelingsgeschiedenis te verwijderen uit sollicitatieformulieren voor particuliere werkgevers: Californië, Colorado, Connecticut, Hawaï, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, New Jersey, New Mexico, Oregon, Rhode Island, Vermont en Washington.

Californië: het meest complexe rechtsgebied

Californië Eerlijke Kanswet vertegenwoordigt een van de meest uitgebreide wetten op staatsniveau die de 'ban-the-box'-wetgeving omzeilen. De Californische 'ban-the-box'-wet is van toepassing op werkgevers met vijf of meer werknemers en is een van de meest uitgebreide wetten van het land. Werkgevers mogen pas naar de criminele voorgeschiedenis van een kandidaat vragen nadat een voorwaardelijk aanbod voor een baan is gedaan.

Uitbreiding van Los Angeles County (2024): Werkgevers in Los Angeles County met vijf of meer werknemers in niet-aangesloten gebieden van LA County moeten vanaf 28 maart 2024 rekening houden met aanvullende vereisten op grond van de nieuwe Fair Chance Ordinance for Employers van de County.

De verordening van de county vereist specifieke taal in vacatures: een verklaring dat "gekwalificeerde sollicitanten met een arrestatie- of veroordelingsgeschiedenis in aanmerking komen voor een baan in overeenstemming met de Los Angeles County Fair Chance Ordinance for Employers en de California Fair Chance Act".

Vereisten voor naleving in meerdere staten

Individuele beoordelingsnormen

Wanneer na voorwaardelijke aanbiedingen een strafblad wordt ontdekt, vereisen de meeste rechtsgebieden uitgebreide individuele beoordelingen waarbij rekening wordt gehouden met:

1. Aard en ernst van het vergrijp: Directe relatie met verantwoordelijkheden van de baan
2. Verstreken tijd: Voldoende tijd voor revalidatie en gedragsverandering
3. Werkgerelateerdheid: Essentiële verbinding met de taken van de functie en de zakelijke noodzaak

In Californië moeten werkgevers een individuele beoordeling uitvoeren en een kennisgeving van een negatieve actie sturen als ze van plan zijn het aanbod in te trekken vanwege een crimineel verleden.

Kennisgevings- en reactieprocedures

De vereisten voor voorafgaande kennisgeving variëren aanzienlijk per rechtsgebied. Los Angeles County vereist dat sollicitanten vervolgens ten minste tien werkdagen de tijd krijgen om (i) te reageren op de voorlopige kennisgeving indien de sollicitant de werkgever laat weten dat hij/zij de nauwkeurigheid van de antecedentencheck betwist en stappen onderneemt om bewijs te verzamelen, of (ii) mondeling bewijs te leveren van rehabilitatie of verzachtende omstandigheden tijdens een gesprek tussen de sollicitant en de werkgever.

EEOC-richtlijnen en federaal antidiscriminatiekader

De Handhavingsrichtlijnen van de Equal Employment Opportunity Commission Biedt cruciale context voor internationale werkgevers. De EEOC handhaaft Titel VII, die discriminatie op de werkvloer op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht of nationale afkomst verbiedt. Een strafblad wordt in Titel VII niet als beschermde basis genoemd.

Zorgen over uiteenlopende gevolgen

Werkgevers mogen bijvoorbeeld geen beleid of praktijk hanteren die mensen met een bepaald strafblad uitsluit, als het beleid of de praktijk personen van een bepaald ras, nationale afkomst of een ander beschermd kenmerk aanzienlijk benadeelt en niet nauwkeurig voorspelt wie een verantwoordelijke, betrouwbare of veilige werknemer zal zijn.

EEOC-best practices voor internationale werkgevers:

• Behandel sollicitanten met een vergelijkbaar strafblad op dezelfde manier
• Als u sollicitanten vraagt naar informatie over hun strafblad, kunt u overwegen om hiermee te wachten tot later in het sollicitatieproces.
• Bepaal hoe de criminele geschiedenis van de sollicitant verband houdt met de risico's en verantwoordelijkheden van de baan

Handhaving en sancties: financiële realiteit voor internationale bedrijven

Californische strafstructuur

Los Angeles County heeft de afdeling Consumenten- en Bedrijfszaken van de county gemachtigd om onderzoek te doen en boetes van $ 5, $ 10 en $ 20 op te leggen voor elke progressieve overtreding van deze vereisten. Bovendien zijn particuliere civiele rechtszaken uitdrukkelijk toegestaan.

Voorbeelden van corporate handhaving

In 2016, Big Lots en Marshalls betaalden aanzienlijke boetes van in totaal $ 195,000 voor het overtreden van de 'ban-the-box'-verordening in Buffalo door vragen over hun strafblad op te nemen in hun sollicitatieformulieren voor hun vestigingen in Buffalo. Big Lots stemde ermee in een boete van $ 100,000 te betalen, terwijl Marshalls een boete van $ 95,000 betaalde.

Uit het onderzoek van Eric T. Schneiderman, procureur-generaal van de staat New York, bleek dat beide retailers sollicitatieformulieren hadden verspreid waarin werd gevraagd naar de strafrechtelijke antecedenten van potentiële sollicitanten in hun winkels in Buffalo. Naast de financiële sancties kwamen beide bedrijven overeen om vragen naar strafrechtelijke antecedenten uit hun sollicitatieformulieren te verwijderen voor al hun winkels in de staat New York: Big Lots voor 64 winkels en Marshalls voor 75 winkels.

Beide retailers kwamen ook overeen hun inspanningen te intensiveren om sollicitanten met een crimineel verleden te werven door samen te werken met een organisatie die expertise heeft in het opleiden van werknemers die ooit in de gevangenis hebben gezeten. De bedrijven moesten ook nieuwe beleidsregels, trainingen en rapportageverplichtingen aan het Openbaar Ministerie implementeren.

Deze handhavingsactie laat zien welke strengere nalevingsvereisten kunnen voortvloeien uit overtredingen van de 'ban-the-box'-wet. Wat begon als een overtreding van de lokale verordening in Buffalo, resulteerde in beleidswijzigingen op staatsniveau in 139 winkels en in voortdurend toezicht door de regelgevende instanties.

Branchespecifieke overwegingen voor internationale bedrijven

Federale Aannemers

Internationale bedrijven die federale contracten binnenhalen, worden geconfronteerd met dubbele nalevingsverplichtingen, zowel op grond van de federale wetgeving als op grond van de wet. Eerlijke Kanswet en toepasselijke staats-/lokale 'ban-the-box'-wetten.

Volgens de FCA mogen federale werkgevers en contractanten op een sollicitatieformulier of tijdens het sollicitatiegesprek geen vragen stellen over arrestaties, aanklachten, formele strafrechtelijke aanklachten, veroordelingen of verzegelde of gewiste gegevens. Er bestaan echter belangrijke uitzonderingen voor functies die toegang vereisen tot vertrouwelijke informatie, taken op het gebied van nationale veiligheid of rechtshandhaving.

Financiële dienstensector

De financiële dienstensector heeft grote veranderingen ondergaan met de Wet op eerlijke aanwerving in de banksector (FHBA), ondertekend op 23 december 2022. De FHBA heeft artikel 19 van de Federal Deposit Insurance Act grondig herzien om de drempels voor het aannemen van personeel binnen de financiële sector te verlagen.

Voorheen verbood artikel 19 personen die veroordeeld waren voor een strafbaar feit met betrekking tot oneerlijkheid, schending van het vertrouwen of witwassen, om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming te werken bij FDIC-verzekerde instellingen. De FHBA creëerde een aantal belangrijke uitzonderingen:

• Oudere overtredingen: Bepaalde misdrijven die meer dan zeven jaar geleden zijn gepleegd
• Jeugddelicten: Misdrijven gepleegd door personen van 21 jaar of jonger
• Kleine overtredingen: De minimis-misdrijven met minimale wachttijden
• Drugsbezit: Eenvoudig bezit van verdovende middelen

Omdat de straffen voor het niet naleven van de regels aanzienlijk zijn (waaronder boetes van $ 1,000,000 per dag), moeten door de FDIC verzekerde instellingen hun beleid en werkwijzen herzien om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met artikel 19 bij de beoordeling van de veroordeling van kandidaten en hun geschiedenis van deelname aan het programma.

Sectoren gezondheidszorg en kinderopvang

Werkgevers in de gezondheidszorg staan voor een uniek dilemma: ze moeten een evenwicht vinden tussen de Ban-the-Box-wetgeving die eerlijke aannamepraktijken vereist en veiligheidsnormen die patiënten en personeel beschermen. In de gezondheidszorg brengt dit uitdagingen met zich mee, omdat functies vanwege de gevoelige aard van het werk strenge antecedentenonderzoeken kunnen vereisen.

Veel rechtsgebieden bieden vrijstellingen wanneer andere wetten screening op strafblad vereisen. Ook de Ban the Box-regelgeving biedt vrijstellingen in specifieke omstandigheden. Ban the Box-wetten zijn in veel staten niet van toepassing als een andere wet vereist of toestaat dat u kandidaten vraagt naar strafblad. Zo vereisen talloze staatswetten dat werkgevers vragen naar strafrechtelijke veroordelingen bij het aannemen van kandidaten voor functies in de gezondheidszorg, kinderopvang en financiële sector.

Belangrijkste nalevingsvereisten voor de gezondheidszorg:

• Individuele beoordelingenWerkgevers moeten factoren evalueren zoals de aard van het vergrijp, de relevantie ervan voor de baan en of de kandidaat aantoonbaar is hersteld.
• Vereisten voor nadelige maatregelen: Specifieke procedures voor kennisgevingen voorafgaand aan een nadelige actie en wachttijden
• Staatsspecifieke variaties: Prince George's County vereist bijvoorbeeld een wachttijd van zeven dagen voordat er definitieve nadelige maatregelen worden genomen.

Best practices voor internationale naleving

Beleidsontwikkeling

Creëer een intern beleid dat de aanpak van strafregisters binnen uw organisatie tijdens de wervingsprocedure beschrijft. Uw beleid moet specifieke overtredingen identificeren die kunnen wijzen op ongeschiktheid van een kandidaat voor de functie-eisen en moet hiring managers verplichten om individuele beoordelingen voor elke kandidaat uit te voeren.

Consistente implementatie

Als u vrijwillig een Ban the Box-beleid invoert, moet u dit consequent toepassen. Als u later in de sollicitatieprocedure naar de criminele antecedenten van sollicitanten vraagt, moet u dit aan alle kandidaten die voor de functie in aanmerking komen, vragen. Alleen specifieke kandidaten vragen kan discriminatie opleveren.

Documentatie-eisen

Houd gedetailleerde gegevens bij van:

• Individuele beoordelingsfactoren en beslissingen
• Let op tijdlijnen en reacties van kandidaten
• Rechtvaardigingen van ongunstige acties op basis van zakelijke noodzaak
• Training voor het aannemende personeel

Hoe Foothold America uw Ban-the-Box-strategie ondersteunt

Bij Foothold America helpen we al sinds 2015 internationale bedrijven succesvol bij het navigeren door de uitdagingen van hun uitbreiding in de VS. Hoewel we geen juridisch advies geven, ondersteunen onze uitgebreide diensten voor uitbreiding in de VS uw wervingsstrategie door middel van conforme, efficiënte processen voor talentwerving.

Onze ondersteuning voor uitbreiding in de VS:

• Exclusieve Talent Acquisition (ETA) Service – Ons toegewijde talentwervingsteam begrijpt de uitdagingen waarmee internationale bedrijven te maken krijgen bij het aannemen van personeel in de Verenigde Staten. Wij verzorgen alle tijdrovende wervingsactiviteiten, van het opstellen van functiebeschrijvingen en het screenen van cv's tot het voeren van eerste sollicitatiegesprekken en het onderhandelen over aanbiedingen.
• Conforme wervingspraktijken – We houden ons strikt aan de aannamevoorschriften van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) en gebruiken daarvoor een Applicant Tracking System (ATS). Omdat diversiteit een van onze kernwaarden is, zoeken we via meerdere bronnen naar een verscheidenheid aan kandidaten.
• Culturele Brug Bouwen – We schetsen de verwachtingen van kandidaten voor het werken met internationale bedrijven en benadrukken de sterke punten van uw bedrijf voor Amerikaanse werknemers die professionele groei nastreven en mogelijk aarzelen om voor niet-Amerikaanse bedrijven te werken.
• Omvattende werkgelegenheidsoplossingen – Onze ETA-service is beschikbaar voor onze EOR-, PEO+-, Entity Setup- en PPS-klanten en integreert naadloos met de door u gekozen personeelsstructuur. Zo beschikt u over één betrouwbare partner voor al uw HR-behoeften in de VS.
• Prestatiegarantie – Met ons beproefde proces helpen we u om fouten bij het aannemen van personeel te voorkomen. In het zeldzame geval dat de gekozen kandidaat niet bij u past, bieden we een prestatiegarantie om de kandidaat te vervangen door iemand die beter past.

Uw succes op de Amerikaanse markt hangt af van het vinden van het juiste talent en het navigeren door complexe arbeidswetgeving. Onze ETA-service biedt aanzienlijke waarde door uitgebreide toegang tot talent, kosten die onder de marktprijs liggen (tot 50% besparing op wervingskosten) en een betalingsplan van zes maanden dat de wervingskosten spreidt.

Voor juridisch advies over specifieke 'ban-the-box'-nalevingsvereisten adviseren wij u om contact op te nemen met gekwalificeerde arbeidsrechtadvocaten die gespecialiseerd zijn in wetgeving inzake eerlijke kansen bij het aannemen van personeel.

Conclusie: Strategische naleving voor marktsucces

Ban-the-box-wetten vertegenwoordigen een fundamentele verandering in de Amerikaanse arbeidspraktijken die internationale bedrijven niet kunnen negeren. Deze regelgeving heeft invloed op wervingsprocessen in de meeste grote Amerikaanse markten en creëert zowel nalevingsverplichtingen als strategische kansen om toegang te krijgen tot diverse talentenpools.

Bedrijven die proactief de principes van eerlijke kansen voor het aannemen van personeel omarmen, positioneren zich voordelig op competitieve talentenmarkten en tonen tegelijkertijd hun toewijding aan inclusieve arbeidspraktijken. Bedrijven die ban-the-box beschouwen als louter naleving van de regelgeving, missen kansen om hun werkgeversmerk te onderscheiden en toegang te krijgen tot gemotiveerde kandidaten.

Het regelgevingslandschap blijft zich snel ontwikkelen, met meer rechtsgebieden die in de loop van 2024 en daarna eisen implementeren. Internationale bedrijven die uitgebreide, ban-the-box-kaders opzetten, vermijden nu kostbare nalevingsfouten en bouwen tegelijkertijd duurzame concurrentievoordelen op bij de werving van talent in de VS.

Bent u klaar om de banale naleving van regelgeving te transformeren van een uitdaging in een concurrentievoordeel? Neem vandaag nog contact op met ons team van Amerikaanse expansiespecialisten Ontdek hoe Foothold America uw eerlijke kansen-wervingsstrategie kan ondersteunen en uw succes op de Amerikaanse markt kan versnellen.