Aflevering 3 van 6 in Het HR-handboek voor het WK
We zijn in de laatste week van de groepsfase. Zaterdag beginnen de knock-outrondes. Als je nog geen verlofaanvragen hebt ontvangen voor specifieke wedstrijden, krijg je die deze week.
In deze aflevering bespreken we het tactische draaiboek voor verlof. We behandelen waarom de timing van wedstrijden cruciaal is, hoe je een eerlijk beleid opstelt en wat je moet doen als er zich een opeenstapeling van verlofaanvragen voordoet.
Het structurele probleem
Amerikaanse werknemers hebben geen recht op evenveel vakantiedagen als in Europa. De gemiddelde toekenning is 10 tot 15 betaalde vakantiedagen per jaar, en ongeveer de helft van de Amerikaanse werknemers neemt deze niet eens op vanwege de bedrijfscultuur rondom verlof. Een halve dag vrij nemen om voetbal te kijken is in de VS een echte kostenpost, iets wat in de meeste Europese landen niet het geval is.
Voeg daar nu het wedstrijdschema aan toe. De meeste groepswedstrijden beginnen 's middags tussen 12.00 en 17.00 uur Eastern Time. De knock-outrondes worden nog erger. In de achtste finales zijn er wedstrijden om 12.00, 16.00 en 20.00 uur ET, verdeeld over vier opeenvolgende dagen van 4 tot en met 7 juli. De kwartfinales op 9, 10 en 11 juli vallen midden in de werkuren. Zelfs de finale op zondag 19 juli om 15.00 uur ET is een werkdag voor veel ploegendienstmedewerkers en internationale teams.
Het structurele probleem is niet dat werknemers vrij willen. Het probleem is dat de wedstrijden waar ze om geven plaatsvinden op momenten dat ze normaal gesproken zouden werken.
-
De twee faalmodi
De meeste internationale werkgevers vervallen standaard in een van de twee slechte patronen.
Patroon één: algemene vrijgevigheid.
“Neem gerust de tijd die je nodig hebt.” Dit klinkt werknemersvriendelijk en wekt direct goodwill, maar het leidt tot drie problemen. Er ontstaan onvoorspelbaar hiaten in de dekking. Werknemers van teams die niet spelen, vinden het beleid oneerlijk. En als je eenmaal algemene goedkeuring hebt gegeven, kun je die niet zomaar terugdraaien wanneer de knock-outfase aanbreekt en de aanvragen zich opstapelen.
Patroon twee: algehele weigering.
“We geven geen vrije dagen voor sportevenementen.” Dit wekt wrok op, geeft aan dat het bedrijf de bedrijfscultuur niet begrijpt en zet werknemers ertoe aan zich ziek te melden of zich tijdens wedstrijden stilletjes afzijdig te houden. Je verliest de productiviteit die je juist wilde beschermen en je schaadt tegelijkertijd het vertrouwen.
Beide benaderingen falen omdat ze verlof voor het WK als een aparte categorie behandelen. Dat is niet nodig. Het moet net als elk ander verlofverzoek op dezelfde manier worden behandeld en consistent worden toegepast.
Een werkbaar raamwerk
Hieronder vindt u de beleidsstructuur die wij aanbevelen aan cliënten die Amerikaanse teams begeleiden tijdens het toernooi.
Principe één: betaald verlof is betaald verlof. Een verzoek om naar een WK-wedstrijd te kijken wordt behandeld als een verzoek om een halve dag vrij. Goedkeuring is gebaseerd op de beschikbaarheid van personeel, de meldingstermijn en het beschikbare verlofsaldo van de werknemer, niet op de vraag of de manager persoonlijk vindt dat voetbal een goede reden is om vrij te nemen.
Principe twee: tijdige melding is belangrijk. Het wedstrijdschema is openbaar. Werknemers weten welke wedstrijden voor hen van belang zijn. Het is redelijk om te verwachten dat aanvragen voor betaald verlof in verband met het WK minimaal 48 uur van tevoren, idealiter een week, worden ingediend. Dit stelt je in staat om de vervanging te plannen in plaats van in paniek te raken.
Principe drie: alle nationaliteiten, dezelfde regels. Als je een halve dag vrij geeft voor een wedstrijd van de VS, geef je dat ook voor een wedstrijd van Engeland, Mexico, Korea of Brazilië. De snelste manier om problemen met personeelszaken te creëren, is door de indruk te wekken dat je de wedstrijden van het ene land boven die van een ander land bevoordeelt. Consistentie tussen de teams is niet onderhandelbaar.
Principe vier: flexibele opties verminderen de druk op het betaald verlof. Een aangepaste lunchpauze van twee uur om de tweede helft te bekijken kost de werknemer niets aan betaald verlof en kost u vrijwel niets aan productiviteit. Het aanbieden van flexibele uren, aangepaste starttijden of compensatie-uren voor het vervangen van collega's bij avondwedstrijden geeft werknemers opties die hun beperkte jaarlijkse verlof niet uitputten.
Principe vijf: communiceer het beleid schriftelijk. Wat je ook besluit, schrijf het op en deel het met het team vóór de volgende belangrijke wedstrijd. Een duidelijk beleid dat consequent wordt toegepast, is beter dan een ongeschreven beleid dat door managers verschillend wordt geïnterpreteerd.
Wat te doen als verzoeken zich ophopen?
De knock-outrondes zullen voor opeenhoping van spelers zorgen. Als vier leden van het Amerikaanse team allemaal vrij willen voor dezelfde wedstrijd, heb je een systeem nodig.
De eerste stap is om te achterhalen wie daadwerkelijk vrij moet hebben en wie liever vrij wil. Sommige werknemers zullen blij zijn met een flexibele regeling. Anderen willen de dag echt graag vrij hebben. Breng dit ter sprake voordat je verzoeken gaat afwijzen.
De tweede stap is het vaststellen van minimale bezettingseisen per team. Als een klantenserviceteam bijvoorbeeld drie van de vijf medewerkers online nodig heeft tijdens kantooruren, communiceer je die beperking en laat je het team zelf bepalen hoe ze zich daarop moeten organiseren. De meeste teams zullen dit onderling beter regelen dan jij als manager.
De derde stap is om de volgorde van aanvragen te respecteren wanneer conflicten niet kunnen worden opgelost. De medewerker die als eerste heeft aangevraagd, krijgt het verlof. Dit is een duidelijke, neutrale manier om de knoop door te hakken, die voor iedereen begrijpelijk is.
De laatste stap is het hebben van een back-up plan voor de dag zelf. Zelfs met de juiste procedures zal er altijd wel iemand onverwachts niet beschikbaar zijn. Een echte personeelscrisis op de dag van de wedstrijd tussen de VS en een ander groot team mag je niet overvallen.
Een opmerking over thuiswerkers
Als je Amerikaanse team geheel of gedeeltelijk op afstand werkt, verandert de dynamiek. Een medewerker die op afstand werkt, kan bijvoorbeeld een wedstrijd op de achtergrond spelen terwijl hij of zij doorwerkt, iets wat voor een medewerker op kantoor niet mogelijk is. Dit is geen probleem dat opgelost moet worden. Het is een kenmerk van werken op afstand dat je mensen verstandig moet laten gebruiken.
Waar het om draait, is de synchrone inzet. Medewerkers op afstand die normaal gesproken tijdens een cruciale wedstrijdperiode in een vergadering zouden zitten, hebben duidelijke richtlijnen nodig. Verplaats de vergadering of accepteer dat de aanwezigheid wisselend zal zijn. Beide opties zijn prima. Wat niet acceptabel is, is doen alsof het conflict niet bestaat.
Het grotere plaatje
We hebben dit al eerder gezegd, maar het is belangrijk. De manier waarop je de komende vier weken omgaat met verlofaanvragen zal door je Amerikaanse team nog lang na het winnen van de trofee worden onthouden. Werknemers merken het wanneer managers redelijk, consequent en betrouwbaar zijn. Ze merken het ook wanneer managers star, onvoorspelbaar of stiekem verbitterd zijn omdat ze überhaupt met het toernooi te maken hebben.
Een eerlijk verlofbeleid dat consequent wordt toegepast, is de gemakkelijkste manier om in deze periode vertrouwen te winnen. De kosten voor het bedrijf zijn laag. De culturele voordelen zijn aanzienlijk.
Aanstaande woensdag verruilen we onze vrije tijd voor het operationele draaiboek voor kijkfeesten op het werk, precies op het moment dat de Ronde van 32 zijn eerste verrassingen oplevert.
Tot volgende week woensdag!
Ons adviesbureau voor culturele inlichtingen in de VS
Deze serie is gebaseerd op het werk van Maureen Mitchell , een internationaal gerenommeerd trainer op het gebied van executives en leider van ons US Cultural Intelligence Advisory-programma. Maureen verzorgt briefings, groepsadviestrajecten en individuele coaching voor internationale leiders die Amerikaanse teams aansturen. Wilt u met haar in contact komen? Neem dan contact op met Maureen via footholdamerica.com/us-cultural-intelligence-advisory.
Lees hier de rest van het HR-handboek voor het WK:
Aflevering 1: Het managen van Amerikaanse werknemers tijdens het WK 2026
Aflevering 2: Waarom Amerikaanse werknemers het WK anders beleven dan Europeanen
Aflevering 4: Hoe organiseer je een inclusief WK-kijkfeest op je werk?
Aflevering 5: Omgaan met rivaliteit en geklets rondom het WK in een multinational
Aflevering 6: Wat internationale managers leerden van het WK 2026
Veelgestelde vragen: Aanvragen bij het Amerikaanse octrooibureau (US PTO)
Krijg antwoord op al uw vragen en zet de eerste stap naar zakelijke expansie in de VS.
In de VS bestaat er geen wettelijk recht op verlof voor sportevenementen. Of een werknemer betaald verlof kan opnemen voor een WK-wedstrijd hangt volledig af van het bedrijfsbeleid, het beschikbare verlofsaldo en de vereisten voor de personeelsbezetting – net als bij elk ander verlofverzoek.
Hanteer dezelfde regels ongeacht de nationaliteit. Als je een halve dag vrij zou geven voor een wedstrijd van de VS, moet je dat ook doen voor een wedstrijd van Engeland, Brazilië of Mexico. Inconsistentie tussen nationaliteiten is een van de snelste manieren om wrok en personeelsproblemen te creëren tijdens het toernooi.
Begin met uit te zoeken wie echt vrij moet nemen en wie tevreden zou zijn met een flexibele werkregeling. Stel duidelijke minimumvereisten voor de bezetting van je team vast, laat ze waar mogelijk zelf hun rooster samenstellen en gebruik de volgorde van aanvragen als doorslaggevend criterium als conflicten onopgelost blijven.
Niet per se, maar er zijn wel specifieke zaken om in de gaten te houden. Medewerkers die op afstand werken, kunnen een wedstrijd op de achtergrond volgen op een manier die medewerkers op kantoor niet kunnen. De echte knelpunten zitten hem dus in synchrone afspraken – telefoongesprekken en vergaderingen die gepland staan tijdens belangrijke momenten in de wedstrijd. Pak die direct aan in plaats van een algemene regel toe te passen.
Neem contact met ons op.
Contact
Vul het onderstaande formulier in en een van onze experts op het gebied van uitbreiding in de VS neemt binnenkort contact met u op om een afspraak met u te maken. Tijdens het gesprek bespreken we uw zakelijke vereisten, nemen we u uitgebreider mee door onze services en beantwoorden we eventuele vragen die u heeft.
