Uw Amerikaanse dochteronderneming is gevestigd in Delaware . Uw eerste medewerker werd aangenomen in New York, uw tweede in Texas, en vorige maand verhuisde uw Hoofd Verkoop naar Florida. Hij vroeg of dat een probleem was.
Je zei tegen haar dat het prima was. Het bedrijf is immers in de VS geregistreerd.
Het is niet in orde, en de reden daarvoor heeft niets met Delaware te maken. Het heeft te maken met een kenmerk van het Amerikaanse systeem dat geen equivalent heeft in de gedachte van een interne markt die de meeste Europese bedrijven meebrengen: de Verenigde Staten vormen niet één rechtsgebied voor arbeidsrechtelijke doeleinden. Het zijn er eenenvijftig.
Bij Foothold America is dit de compliance-lacune die we het vaakst moeten oplossen, meestal achttien maanden na de eerste aanwerving van een medewerker van buiten de staat, en meestal wanneer iemand op de financiële afdeling een boete ziet die ze niet kunnen verklaren.
Betekent het aannemen van één werknemer in een bepaalde staat dat je je daar moet registreren?
Vrijwel altijd wel, maar om twee verschillende redenen die bedrijven vaak door elkaar halen, en slechts één daarvan is een kwestie van inschatting.
Verplichting één: registratie voor loonbelasting. Dit is niet optioneel en niet voor discussie vatbaar. Zodra een werknemer in een bepaalde staat aan het werk is, moet u zich registreren bij de belasting- en arbeidsautoriteiten van die staat: een rekening voor loonheffing , een rekening voor werkloosheidsverzekering en in een groeiend aantal staten ook een rekening voor betaald ouderschapsverlof. De inkomstenbelasting van de staat wordt ingehouden op basis van de plaats waar de werknemer werkt , niet waar uw kantoor gevestigd is.
Verplichting twee: buitenlandse kwalificatie. Dit is registratie bij de staatssecretaris voor het recht om daar zaken te doen , en dit is een toetsing op basis van de feiten en omstandigheden, geen strikte regel.
De valkuil is dat bedrijven de tweede verplichting onderzoeken, ontdekken dat deze zeer discutabel is, concluderen dat er niets vereist is, en de eerste verplichting, die nooit ter discussie heeft gestaan, volledig over het hoofd zien.
Aan de slag → Weet u niet zeker in welke staten uw activiteiten actief zijn? Neem contact op met ons team voor een overzicht van uw huidige werkgevers en de vereisten per staat.
Wat is een buitenlandse kwalificatie en wat zijn de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om deze te verkrijgen?
Buitenlandse registratie is het proces waarbij een in de ene staat opgerichte entiteit wordt geregistreerd om in een andere staat zaken te doen. "Buitenlands" betekent hier buiten de staat, niet buiten het land. Een vennootschap uit Delaware is een buitenlandse vennootschap in Californië, net zoals een Duitse vennootschap dat zou zijn.
De meeste staatswetten definiëren wat niet meetelt in plaats van wat wel, dus de analyse werkt door uitsluiting. Wolters Kluwer noemt vijf signalen waaraan je kunt zien dat je zaken doet in een bepaalde staat:
- Een fysieke locatie, zoals een kantoor, magazijn of winkel
- Werknemers die in de staat werkzaam zijn
- Regelmatig bindende contracten aangaan er
- Regelmatig contact met cliënten of klanten in de staat zakendoen
- Een stabiele, aanzienlijke inkomstenstroom van activiteiten binnen de staat
Activiteiten die doorgaans niet in aanmerking komen voor kwalificatie zijn onder meer het bezitten van onroerend goed in je eentje, het inschakelen van zelfstandige ondernemers, het uitsluitend via telefoon en e-mail zakendoen en geïsoleerde eenmalige transacties.
Voor een medewerker die op afstand werkt, is de test met name of uw activiteiten "gelokaliseerd" zijn in de betreffende staat of slechts bijkomstig zijn aan activiteiten buiten de staat. De belangrijke vragen zijn: hoe belangrijk is die persoon voor het bedrijf, welk deel van de omzet komt voort uit zijn of haar werk, en ontmoet hij of zij klanten binnen de staat?
In de praktijk is één verkoper die vanuit huis werkt en in die situatie klanten ontmoet een sterke indicator. Eén backoffice-engineer die nooit zijn bureau verlaat, is een minder sterke indicator. Geen van beide is een betrouwbare aanname zonder de specifieke situatie te controleren.
Waar moet je je voor registreren als je in een nieuwe staat een baan aanneemt?
Ongeacht de uitkomst van de kwalificatievraag, leidt het aannemen van personeel in een nieuwe staat tot een vaste lijst met registraties. Deze zijn niet naar eigen inzicht te verkrijgen:
- Inhoudingsrekening voor staatsinkomstenbelastingIn de staat waar het werk wordt uitgevoerd. Een handvol staten kent geen inkomstenbelasting en sommige hebben wederkerigheidsovereenkomsten met buurlanden, maar u moet dit bevestigen in plaats van ervan uit te gaan.
- Staatswerkloosheidsverzekering (SUTA) rekeningZie de bronregel hieronder.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering, is in bijna elke staat verplicht, en uw bestaande polis wordt niet automatisch overgezet naar een nieuwe.
- Door de staat betaald familie- en medisch verlof, waar een dergelijk programma bestaat, waaronder Colorado, Minnesota, Delaware, Maine, Washington en Maryland, vanaf 1 januari 2027.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering van de staatin Californië, Hawaï, New Jersey, New York en Rhode Island.
- Lokale belastingrekeningenomdat sommige steden en provincies hun eigen inkomsten- of loonbelasting heffen.
De bronregel voor werkloosheidsuitkeringen
Werkloosheidsbijdragen gaan naar één staat per werknemer , niet naar meerdere. De lokalisatietoets van het ministerie van Arbeid wordt in volgorde toegepast en stopt bij het eerste "ja"-resultaat :
- Is de dienstverlening van de werknemer beperkt tot één staat?
- Zo niet, verlenen ze dan diensten in de staat waar hun hoofdkantoor gevestigd is?
- Zo niet, verrichten zij dan een of andere dienst binnen de staat waarbij zij hun werk aansturen en controleren?
- Zo niet, verrichten ze dan een of andere dienst in de staat waar ze wonen?
De inhouding van inkomstenbelasting volgt geheel andere regels. Het is gebruikelijk en correct dat de werkloosheidsuitkering van een werknemer aan de ene staat wordt betaald, terwijl de inkomstenbelasting voor een andere staat wordt ingehouden.
Wat gebeurt er als je je niet registreert?
Er zijn drie categorieën van gevolgen, en de tweede is degene die de neiging heeft om meningen te veranderen.
Geldboetes. Deze worden per staat vastgesteld, en het overzicht van wettelijke boetes van Wolters Kluwer laat de spreiding zien:
| Land | Straf voor het verrichten van zakelijke activiteiten zonder bevoegdheid |
|---|---|
| Alaska | Tot $ 10,000 |
| Californië | $20 per dag, plus een boete voor een overtreding van $500–$1,000. |
| Connecticut | $ 300 per maand |
| Delaware | $200–$500 per overtreding |
| Florida | $ 500 - $ 1,000 per jaar |
| Michigan | $100–$1,000 per maand, met een maximum van $10,000 |
| Nevada | $ 1,000- $ 10,000 |
| Wisconsin | Het laagste bedrag van 50% van de onbetaalde kosten of $5,000 |
| Wyoming | $5,000 |
Verschillende staten pakken individuen ook persoonlijk aan. Virginia voorziet in boetes van $500 tot $5,000 voor elke functionaris, directeur of werknemer die zaken doet in de staat terwijl hij of zij wist dat een kwalificatie vereist was; Maryland beschouwt het als een overtreding met boetes tot $1,000.
De regel van de gesloten deuren. Een buitenlandse vennootschap zonder de vereiste kwalificaties kan over het algemeen geen rechtszaak aanspannen bij de rechtbanken van die staat totdat zij zich heeft geregistreerd. Zij kan echter nog steeds worden aangeklaagd. Die asymmetrie is het werkelijke risico: u kunt door een klant voor de rechter worden gesleept, maar u kunt geen rechtszaak aanspannen tegen een klant die weigert te betalen, een leverancier die een contractbreuk pleegt of een concurrent die inbreuk maakt op uw intellectuele eigendom, totdat u zich heeft geregistreerd en de achterstallige kosten heeft voldaan.
De meeste bedrijven ontdekken dit precies op het verkeerde moment: wanneer ze eindelijk iets moeten afdwingen.
Achterstallige belastingen, met terugwerkende kracht. Te laat registreren zet de termijn niet terug. U blijft aansprakelijk voor achterstallige kosten, boetes en rente voor elk jaar dat u niet geregistreerd actief was. En, cruciaal, niet registreren ontloopt de belasting niet . De Franchise Tax Board van Californië is expliciet: een buitenlandse vennootschap die niet voldoet aan de eisen van de Secretaris van Staat, maar wel zaken doet in Californië, is nog steeds onderworpen aan de franchisebelasting . Elke vennootschap die is opgericht, geregistreerd of zaken doet in Californië, is de jaarlijkse minimum franchisebelasting van $ 800 verschuldigd , ongeacht of er ooit een registratie is ingediend.
Door niet geregistreerd te blijven, loop je wel het risico aansprakelijk te zijn, maar heb je geen juridische basis.
Wat houdt een buitenlandse kwalificatie nu precies in?
De procedure is in de meeste staten grotendeels hetzelfde , ook al verschillen de kosten en formulieren:
- Beschikbaarheidscontrole voor namen. Uw officiële bedrijfsnaam is mogelijk al in gebruik in de betreffende staat. In dat geval komt u in aanmerking onder een handelsnaam, wat een veelvoorkomende verrassing is voor internationale bedrijven met een uniek merk in eigen land.
- benoem een Geregistreerde agent met een fysiek adres in die staat om dagvaardingen te kunnen ontvangen. Een postbusadres is niet voldoende.En dat geldt ook voor de meeste virtuele kantoorarrangementen.
- Een verklaring van goed gedrag verkrijgen uit de staat waar u bent opgericht, wat de meeste staten als bewijs vereisen voordat ze uw aanvraag goedkeuren.
- Dien de aanvraag voor het certificaat van bevoegdheid in. met de staatssecretaris.
- Behoud het. Vervolgens zijn de jaarverslagen en bijbehorende kosten verschuldigd in de staat waar uw bedrijf is opgericht. en elke staat waar u zich heeft gekwalificeerd.
Dat laatste punt is het meest problematische. Kwalificatie in zes staten betekent zes geregistreerde agenten, zes deadlines voor jaarverslagen en zes sets aan kosten, voor onbepaalde tijd, totdat u zich formeel terugtrekt.
Waarom treft dit met name internationale bedrijven?
Omdat twee redelijke aannames, die thuis allebei kloppen, hier allebei onjuist zijn.
Ten eerste is de oprichting van een vennootschap nationaal. Een in Ierland geregistreerde vennootschap kan in heel Ierland personeel in dienst nemen. Een vennootschap naar het recht van Delaware is geregistreerd in Delaware . De entiteit wordt nationaal erkend, maar de bevoegdheid om zaken te doen wordt per staat verleend. De populariteit van Delaware als vestigingsplaats heeft te maken met de kwaliteit van het vennootschapsrecht en de rechtspraak, niet met het operationele bereik. Het verleent geen privileges in de andere 49 staten.
Ten tweede is werken op afstand locatie-neutraal. In een groot deel van Europa leidt een werknemer die vanuit huis in een andere regio werkt zelden tot een nieuwe registratieplicht voor de werkgever. In de VS wordt een thuiskantoor van een werknemer voor belastingdoeleinden, en vaak ook voor kwalificatiedoeleinden, beschouwd als een zakelijke aanwezigheid in die staat. Daarom kan een enkele verhuizing, zoals het hoofd verkoop dat naar Florida verhuist, ongemerkt een nalevingsverplichting creëren die niemand heeft aangegeven.
Het resultaat is een bekend patroon. De entiteit wordt correct opgezet. De eerste aanwerving , in de eigen staat van de entiteit, wordt correct afgehandeld. Vervolgens wordt er landelijk aangenomen, thuiswerken breidt zich uit en niemand voert de analyse opnieuw uit. De risico's stapelen zich stilletjes op totdat een boete, een audit of een onuitvoerbare factuur ze aan het licht brengt.
Hoe kun je het probleem volledig vermijden?
Er zijn drie routes, en de juiste route hangt af van hoe toegewijd je bent aan elke staat.
Zorg dat u in elke staat waar u personeel aanneemt, gekwalificeerd bent. Correct, grondig en administratief veeleisend. Verstandig te werk gaan in staten waar u daadwerkelijk aanwezig bent, dat wil zeggen met een kantoor, een team en aanzienlijke omzet, en waar u van plan bent te blijven.
Werk in via een officiële werkgever (Employer of Record, EOR ). De EOR is de officiële werkgever in die staat en beheert al de registraties, salarisadministratie, werknemersverzekering en verlofregelingen. Uw bedrijf heeft geen registratieverplichting in die staat, omdat uw bedrijf daar niet de werkgever is. Voor het testen van een markt, voor het aannemen van één medewerker op afstand, of voor een staat waar u binnen twee jaar mogelijk weer vertrekt, is dit meestal de meest geschikte oplossing.
Gebruik een mix. De meeste van onze klanten komen in aanmerking in de twee of drie staten waar ze daadwerkelijk aanwezig zijn, en werven personeel via een EOR (Employer of Record) in alle andere staten. De test is simpel: als u geen kantoor in die staat zou openen, moet u daar waarschijnlijk ook geen permanente registratie verkrijgen.
Niets doen en hopen dat de staat waar de werknemer woont het nooit merkt, is geen optie. De belangrijkste registraties, zoals loonheffing en werkloosheidsverzekering, worden door de staat automatisch opgemerkt, omdat uw werknemer daar een persoonlijke belastingaangifte indient.
Hoe Foothold America internationale bedrijven helpt dit goed te doen
Wij werken uitsluitend met bedrijven die hun hoofdkantoor buiten de Verenigde Staten hebben. Dit betekent dat we dagelijks met bedrijven in meerdere staten te maken hebben, in plaats van dat het een uitzondering is.
We brengen in kaart waar uw huidige werkgevers gevestigd zijn, identificeren in welke staten u wel en niet geregistreerd bent, en leggen u duidelijk uit wat het kost om elk hiaat op te vullen. Indien kwalificatie de juiste oplossing is, verzorgt onze dienst voor het opzetten en beheren van entiteiten de registraties, de statutaire vertegenwoordiger en de jaarlijkse rapportages, zodat er niets verloren gaat.
Waar dat niet het geval is, kunt u met onze Employer of Record -service in elke Amerikaanse staat personeel aannemen zonder daar registratie te hoeven verrichten. Wij verzorgen de registraties, de salarisadministratie en de naleving van de wet- en regelgeving. Bedrijven met een eigen rechtspersoon die hun personeelsbestand in vaste dienst willen houden, kunnen PEO+ gebruiken om de loonbelasting en de administratie van de werknemersverzekering in meerdere staten te centraliseren.
Aan de slag → Neem contact op met ons team voor een risicoanalyse in meerdere staten.
Verdere lezing
Veelgestelde Vragen / FAQ
Krijg antwoord op al uw vragen en zet de eerste stap naar zakelijke expansie in de VS.
Is voor één medewerker die op afstand werkt een buitenlandse kwalificatie vereist?
Vaak wel, maar niet automatisch. Werknemers die in een bepaalde staat werkzaam zijn, vormen een van de vijf belangrijkste indicatoren voor het verrichten van zakelijke activiteiten . De toets draait om de vraag of uw activiteiten daar lokaal of slechts incidenteel zijn. Registratie voor de loonbelasting is echter direct verplicht, ongeacht het antwoord op de kwalificatievraag. Behandel de twee vragen afzonderlijk en begin met de loonadministratie.
Wat is het verschil tussen een buitenlandse kwalificatie en een loonbelastingregistratie?
Een buitenlandse kwalificatie vereist registratie bij de staatssecretaris om het recht te verkrijgen zaken te doen, en dit vereist een beoordeling. Registratie voor de loonbelasting vindt plaats bij de belasting- en arbeidsdiensten van de betreffende staat voor de inhouding van loonheffingen en de werkloosheidsverzekering. Dit is verplicht zodra iemand in die staat werkt. Het betreft aparte aangiften bij aparte instanties met aparte deadlines.
Kan ik via een entiteit in Delaware mensen in dienst nemen in de hele VS?
Nee. Een vestiging in Delaware geeft je weliswaar een nationaal erkende Amerikaanse entiteit, maar de bevoegdheid om zaken te doen wordt per staat verleend. Delaware verleent geen operationele rechten in de andere 49 staten. Om elders personeel aan te nemen, moet je je registreren voor loonbelasting in elke staat waar werknemers werken, en vaak word je daar ook als buitenlandse entiteit beschouwd.
Wat gebeurt er als ik in een staat personeel aanneem zonder me te registreren?
U riskeert wettelijke boetes, plus achterstallige belastingen en heffingen met rente voor elk jaar dat u niet geregistreerd bent. In de meeste staten kunt u ook geen rechtszaak aanspannen bij de rechtbank van die staat totdat u zich registreert, hoewel u daar wel aangeklaagd kunt worden. Hoe langer de periode zonder registratie, hoe hoger de kosten, dus registreer u zodra de aanstelling is bevestigd.
Kan ik me met terugwerkende kracht registreren?
Ja. De meeste staten staan registratie na de officiële registratieplicht toe, maar dat wist het verleden niet uit. U blijft aansprakelijk voor alle achterstallige kosten, boetes en belastingen die zich hebben opgebouwd gedurende de periode dat u niet aan de registratieplicht voldeed. Sommige staten bieden programma's voor vrijwillige registratie aan die de boetes kunnen verlagen, dus het is de moeite waard om u te registreren voordat de staat u ontdekt in plaats van erna.
Ontsnap je aan staatsbelastingen als je je niet registreert?
Nee. De Franchise Tax Board van Californië stelt duidelijk dat een buitenlandse vennootschap die in Californië zaken doet zonder zich te registreren, nog steeds onderworpen is aan de franchisebelasting. Het jaarlijkse minimumbedrag van $800 geldt voor elke vennootschap die in de staat is opgericht, geregistreerd of zaken doet. Niet registreren leidt alleen maar tot boetes en rente bovenop de belasting die u al verschuldigd bent.
Welke staat ontvangt de werkloosheidsuitkeringen?
Eén staat per werknemer, bepaald door de vierdelige lokalisatietoets van het Ministerie van Arbeid . De toetsen zijn: lokalisatie van de dienstverlening, vervolgens de basis van de activiteiten, vervolgens de plaats van leiding en controle, en ten slotte de woonplaats van de werknemer. Ze worden in die volgorde toegepast, waarbij de toets die als eerste van toepassing is, wordt afgeschaft. Dit voorkomt dubbele bijdragen wanneer iemand in meerdere staten werkt.
Zijn deze verplichtingen ook van toepassing op zelfstandige contractanten?
Over het algemeen niet, aangezien veel staten zzp'ers uitsluiten van de analyse van hun zakelijke activiteiten . Maar het onjuist classificeren van een werknemer als zzp'er om registratie te vermijden, creëert een veel groter probleem dan het oplost. Achterstallige belastingen, boetes en claims voor uitkeringen kunnen het gevolg zijn. Als de persoon werkt als een werknemer, registreer hem of haar dan op de juiste manier en neem hem of haar in dienst.
Wat kost een buitenlandse kwalificatie?
De registratiekosten variëren per staat. Daar bovenop komen de kosten voor een geregistreerd agent, doorgaans een paar honderd dollar per jaar per staat, plus de kosten voor het jaarlijkse rapport. De terugkerende kosten zijn belangrijker dan de eenmalige kosten, omdat ze in elke staat voor onbepaalde tijd gelden. In meerdere staten lopen die jaarlijkse kosten snel op.
Kan een werkgever die als officiële werkgever is geregistreerd, de registratieplicht opheffen?
Ja, voor arbeidsdoeleinden. De officiële werkgever is de wettelijke werkgever in die staat en beheert de registraties, dus uw entiteit heeft daar geen registratieverplichting. Andere activiteiten, zoals een kantoor, contracten binnen de staat of aanzienlijke inkomsten, kunnen op zichzelf nog steeds aanleiding geven tot kwalificatie. Bespreek deze afzonderlijk met uw adviseurs.
Neem contact met ons op.
Contact
Vul het onderstaande formulier in en een van onze experts op het gebied van uitbreiding in de VS neemt binnenkort contact met u op om een afspraak met u te maken. Tijdens het gesprek bespreken we uw zakelijke vereisten, nemen we u uitgebreider mee door onze services en beantwoorden we eventuele vragen die u heeft.
