Handleiding voor juridisch ontslag: Hoe u een Amerikaanse werknemer kunt ontslaan zonder een rechtszaak aan te spannen

Het ontslaan van een Amerikaanse werknemer is een van de meest juridisch ingrijpende acties die een internationale werkgever kan ondernemen. Doe het goed, en u beschermt uw bedrijf, behoudt uw reputatie en kunt verder.

Als je het verkeerd aanpakt, loop je het risico op een claim wegens onrechtmatig ontslag. Alleen al de kosten voor de verdediging tijdens de bewijsvergaring bedragen tussen de $75,000 en $125,000, nog voordat er een schikking of schadevergoeding wordt betaald. Dit blijkt uit een analyse van het arbeidsrecht die is gepubliceerd door Workforce.com en bevestigd door diverse juridische bronnen.

Voor bedrijven die vanuit Europa, het Verenigd Koninkrijk of daarbuiten uitbreiden, is de Amerikaanse ontslagprocedure een cultuurschok. In eigen land vereist ontslag vaak een gedocumenteerde reden, een opzegtermijn en gestructureerde procedures. In Amerika staat de 'at-will doctrine' (het principe van ontslag naar believen) technisch gezien toe dat je een dienstverband op elk moment en om elke wettige reden kunt beëindigen. Maar die flexibiliteit gaat gepaard met een wirwar van federale en staatsvoorschriften die tot aanzienlijke aansprakelijkheid kunnen leiden als je je er niet nauwgezet aan houdt.

Foothold America heeft sinds onze oprichting in Boston honderden internationale bedrijven geholpen bij het opzetten en beheren van hun personeelszaken in de VS. Onze adviseurs werken met Europese, Britse en wereldwijde bedrijven in elke fase van de personeelslevenscyclus, inclusief beëindiging van dienstverbanden. Deze gids weerspiegelt onze praktijkervaringen met internationale klanten die voor het eerst het Amerikaanse systeem betreden.

Deze handleiding is specifiek geschreven voor internationale werkgevers die Amerikaanse werknemers in dienst hebben. Het behandelt de wettelijke vereisten, de criteria waaraan rechtbanken moeten voldoen en de praktische stappen die u kunt nemen om een ​​rechtszaak te voorkomen.

Deze handleiding is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen juridisch advies. Foothold America is geen advocatenkantoor. Raadpleeg altijd een gekwalificeerde Amerikaanse arbeidsrechtadvocaat voordat u een werknemer ontslaat, met name in complexe situaties.

Inzicht in arbeidsovereenkomsten zonder vaste looptijd en de beperkingen ervan.

De basis van het Amerikaanse arbeidsrecht wordt gevormd door... doctrine van onbepaalde tijdIn 49 van de 50 Amerikaanse staten kunnen zowel de werkgever als de werknemer de arbeidsrelatie op elk moment beëindigen, om welke reden dan ook, of zelfs zonder reden, zolang de reden maar niet onwettig is. Montana is de enige uitzondering: volgens de Montana Wrongful Discharge from Employment Act (WDEA) is ontslag alleen mogelijk na afloop van de proeftijd (zes maanden volgens de wet, tenzij de werkgever anders bepaalt) op grond van een geldige reden.

Arbeidsovereenkomsten zonder vaste looptijd bieden internationale werkgevers een flexibiliteit die ze in hun thuisland niet gewend zijn. Maar dat betekent niet dat je zomaar iedereen kunt ontslaan. De belangrijkste uitzonderingen op de regel van arbeidsovereenkomsten zonder vaste looptijd vormen de basis voor de meeste rechtszaken over onrechtmatig ontslag.

Onwettige redenen voor ontslag zijn onder andere:

• Discriminatie op basis van beschermde kenmerken: ras, huidskleur, nationale afkomst, geslacht, religie, leeftijd (40+), handicap of genetische informatie. Titel VII van de Civil Rights Act Americans with Disabilities Act (ADA)en Wet discriminatie op de arbeidsmarkt (ADEA)
• Vergelding voor het indienen van een discriminatieklacht, het melden van overtredingen van de arbeidsveiligheidsvoorschriften, het uitoefenen van rechten onder de FLSA of het melden van misstanden.
• Ontslag in strijd met een schriftelijk arbeidscontract, aanbiedingsbrief of personeelsreglement dat baanzekerheid impliceert.
• Schendingen van het openbaar beleid van de staat, zoals het ontslaan van een werknemer omdat hij of zij juryplicht heeft of weigert een illegale handeling te plegen.

Voor een volledige uitleg over het arbeidscontract zonder vaste looptijd en de specifieke toepassingen ervan per staat, lees onze gids over arbeidsovereenkomsten zonder vaste duur voor buitenlandse bedrijven.

Stap 1: Leg alles schriftelijk vast voordat u de overeenkomst beëindigt.

Het allerbelangrijkste wat u kunt doen voordat u een werknemer in de VS ontslaat, is documentatie verzamelen. Arbeidsrechtadvocaten en rechtbanken zijn niet op zoek naar bewijs dat u een geldige reden had om iemand te ontslaan. Ze zoeken naar bewijs dat de reden consistent, niet-discriminerend en eerlijk was.

De documentatie die u beschermt, omvat:

• Functioneringsgesprekken die een accurate weerspiegeling zijn van prestatieproblemen in de loop van de tijd, en niet van opgeblazen beoordelingen die de reden voor ontslag tegenspreken.
• Schriftelijke waarschuwingen waarin het prestatie- of gedragsprobleem, de vereiste verbetering, de tijdlijn en de consequenties van het niet doorvoeren van de verbetering duidelijk worden beschreven.
• Een prestatieverbeteringsplan (PIP) voor beëindiging van het dienstverband op basis van prestaties, waarbij de werknemer een gestructureerde mogelijkheid krijgt om aan de verwachtingen te voldoen.
• Verslagen van progressieve disciplinering: mondelinge waarschuwing, schriftelijke waarschuwing, laatste waarschuwing en ontslag wegens gedragsproblemen
• Consistente toepassing: bewijs dat soortgelijk gedrag of prestatieproblemen op dezelfde manier zijn behandeld voor andere werknemers

"De meest voorkomende fout die we zien bij internationale bedrijven is de discrepantie tussen wat er in het functioneringsgesprek staat en wat daadwerkelijk tot het ontslag heeft geleid." zegt Angelique Soulet-Bangurah, PHR, Hoofd Employer of Record Services bij Foothold America.Als in de eindbeoordeling staat 'voldoet aan de verwachtingen' en je ontslaat iemand vervolgens een maand later, dan heb je een probleem. De documentatie moet hetzelfde verhaal vertellen als de beslissing."

Een belangrijke waarschuwing voor internationale bedrijven: de Amerikaanse arbeidswetgeving vereist in de meeste gevallen geen prestatieverbeteringsplan vóór ontslag. Rechtbanken beschouwen prestatieverbeteringsplannen en progressieve disciplinaire maatregelen echter als bewijs van goede trouw. Het overslaan van deze stappen is niet illegaal, maar wel riskanter.

Voor uitgebreide richtlijnen over wat uw personeelshandboek wel en niet mag beloven, lees onze blog over Essentiële onderdelen van een personeelshandboek voor HR-afdelingen in meerdere staten in de VS..

Stap 2: Bevestig dat het ontslagbesluit juridisch houdbaar is.

Voordat u het ontslaggesprek inplant, doorloop dan deze vragen. Als een van de antwoorden u aan het twijfelen brengt, raadpleeg dan een Amerikaanse arbeidsrechtadvocaat voordat u verdergaat.

Let op waarschuwingssignalen:

• Heeft de werknemer recent een klacht ingediend wegens discriminatie of intimidatie, of deelgenomen aan een onderzoek? Ontslag op dit moment kan leiden tot een claim wegens vergeldingsmaatregelen.
• Heeft de werknemer recentelijk FMLA-verlof, zwangerschapsverlof of een ander wettelijk beschermd verlof opgenomen? De timing is belangrijk. Rechtbanken kijken naar de tijdsduur tussen de beschermde activiteit en het ontslag.
• Is de werknemer ouder dan 40? Klachten over leeftijdsdiscriminatie onder de ADEA behoren tot de meest voorkomende aanklachten wegens onrechtmatig ontslag.
• Heeft de werknemer recent een klacht ingediend over zijn of haar salaris? Ontslag op dit moment leidt tot een onderzoek op grond van de FLSA (Fair Labor Standards Act).
• Behandelt u deze medewerker op dezelfde manier als u vergelijkbare situaties hebt aangepakt voor andere medewerkers van verschillende rassen, geslachten of achtergronden?

Als de werknemer tot een beschermde groep behoort en recentelijk betrokken is geweest bij een beschermde activiteit, betekent dat niet dat u hem niet kunt ontslaan. Het betekent wel dat u bijzonder sterke documentatie nodig hebt en een goed onderbouwde zakelijke reden.

Stap 3: Voer het beëindigingsgesprek correct uit.

Het ontslaggesprek is het moment waarop internationale werkgevers het vaakst kostbare fouten maken, met name werkgevers uit culturen waar directheid wordt gewaardeerd en moeilijke gesprekken anders worden aangepakt dan in de VS.

De basisprincipes van een juridisch houdbaar ontslaggesprek:

• Zorg dat er een getuige aanwezig is. Dit moet een medewerker van de HR-afdeling zijn of een senior manager die niet de directe leidinggevende is. De getuige beschermt u tegen discussies over wat er precies gezegd of beloofd is, waarbij het woord van de één tegenover dat van de ander komt te staan.
• Houd het kort en feitelijk. De beslissing is genomen. Geef de reden duidelijk en bondig weer. Ga tijdens het gesprek niet in discussie over de inhoud van de beslissing en betwist de prestaties van de medewerker niet.
• Bied niet overdreven veel excuses aan en suggereer niet dat de beslissing herzien zou kunnen worden. Dit zorgt voor verwarring en kan tegen je gebruikt worden.
• Beëindig de werkzaamheden niet op vrijdagmiddag. Dit is een gangbare praktijk, maar het zorgt ervoor dat werknemers in het weekend geen toegang hebben tot ondersteuning en leidt vaak tot een toename van emotionele spanningen. Ontslagen midden in de week verlopen over het algemeen beter.
• Zorg dat alle documentatie gereed is.: de ontslagbrief, informatie over de eindafrekening, COBRA-melding (indien van toepassing) en eventuele ontslagregelingen die de werknemer mee kan nemen.

Vermeld de reden voor beëindiging, maar houd het eenvoudig. "Uw dienstverband wordt beëindigd vanwege [specifieke reden, bijvoorbeeld: uw prestaties voldoen niet aan de normen zoals beschreven in uw prestatieverbeteringsplan]." U hoeft geen gedetailleerde toelichting te geven, en lange verklaringen vergroten de kans op inconsistenties.

Stap 4: Begrijp uw verplichtingen met betrekking tot uw laatste salarisstrook.

Dit is waar internationale werkgevers vaak te maken krijgen met overtredingen van de regelgeving, omdat de regels per staat sterk verschillen en er geen eenduidige federale deadline is, afgezien van wat de Fair Labor Standards Act (FLSA) vereist.

Definitieve salarisvereisten per situatie:

Bron: Richtlijnen van het Amerikaanse ministerie van Arbeid. De vereisten kunnen wijzigen; raadpleeg een Amerikaanse arbeidsrechtadvocaat voor uw specifieke staat voor meer informatie.

De laatste loonstrook moet alle verdiende maar nog niet uitbetaalde lonen bevatten, alle opgebouwde en niet-gebruikte vakantiedagen (indien de wetgeving van de betreffende staat uitbetaling vereist), verdiende commissies en overuren. In Californië, Massachusetts en diverse andere staten worden opgebouwde vakantiedagen beschouwd als verdiend loon en moeten deze bij beëindiging van het dienstverband worden uitbetaald. Niet alle staten vereisen dit.

Het inhouden van een laatste salarisbetaling, zelfs voor een korte periode, om bedrijfseigendommen terug te vorderen of als drukmiddel, brengt aanzienlijke juridische risico's met zich mee. In Californië bijvoorbeeld riskeren werkgevers die opzettelijk een laatste salarisbetaling uitstellen een wachtgeldboete van één dagloon voor elke dag vertraging, tot maximaal 30 dagen.

Onze gids op Amerikaanse wetgeving inzake ontslagvergoedingen en vereisten van de staten Dit geeft aan wat u wel en niet hoeft te betalen na uw laatste salarisbetaling.

Stap 5: Verstuur de COBRA-kennisgeving

Als uw bedrijf 20 of meer werknemers heeft en een collectieve ziektekostenverzekering aanbiedt, bent u volgens de federale wetgeving verplicht om ontslagen werknemers te informeren over hun recht om de ziektekostenverzekering voort te zetten. COBRA (de geconsolideerde omnibuswet inzake begrotingsverzoening). 

Het tijdschema werkt in twee stappen: de werkgever moet de planbeheerder binnen 30 dagen na de kwalificerende gebeurtenis op de hoogte stellen, waarna de planbeheerder 14 dagen de tijd heeft om de kennisgeving van de keuze naar de werknemer te sturen. Als de werkgever tevens de planbeheerder is, bedraagt ​​de totale termijn 44 dagen vanaf de kwalificerende gebeurtenis. De volledige richtlijnen zijn gepubliceerd in de De werkgeversgids van het Amerikaanse ministerie van Arbeid voor COBRA..

COBRA stelt voormalige werknemers in staat om hun ziektekostenverzekering tot 18 maanden te behouden, maar wel op eigen kosten plus een administratieve toeslag van 2%. Het niet tijdig indienen van een COBRA-melding kan leiden tot boetes van maximaal $110 per dag per betrokken begunstigde onder ERISA, en mogelijk tot een rechtszaak aangespannen door de werknemer.

Sommige staten hebben hun eigen wetgeving voor voortgezette zorgverzekering die van toepassing is op kleinere werkgevers. De Cal-COBRA-regeling in Californië is bijvoorbeeld van toepassing op werkgevers met slechts twee werknemers. New York, New Jersey en diverse andere staten hebben vergelijkbare programma's. De regels verschillen per staat, dus controleer welke vereisten gelden in de staten waar u werknemers in dienst hebt.

Voor een volledige uitleg over hoe COBRA werkt, lees ons blogartikel. Wat is COBRA?.

Stap 6: Ga zorgvuldig om met de ontslagvergoeding als je die aanbiedt.

Er bestaat geen federale wet die een ontslagvergoeding verplicht stelt bij individueel ontslag. De meeste internationale werkgevers zijn hierdoor verrast. Volgens de Amerikaanse wetgeving is een ontslagvergoeding naar eigen inzicht van de werkgever, tenzij uw arbeidsovereenkomst, personeelsreglement of vastgesteld bedrijfsbeleid dit vereist.

Desondanks bieden veel bedrijven om verschillende praktische redenen een ontslagvergoeding aan: om de overgang te vergemakkelijken, om de goede naam te behouden, of, vaker nog, om een ​​getekende overeenkomst te verkrijgen. scheidingsovereenkomst Dat houdt onder meer een afstand van vorderingen in.

Als u de werknemer vraagt ​​een verklaring van afstand van vorderingen te ondertekenen in ruil voor een ontslagvergoeding, stelt de federale wetgeving specifieke eisen. Wet bescherming uitkeringen oudere werknemers (OWBPA), zoals uitgelegd door de EEOC:

• Werknemers ouder dan 40 Werknemers moeten minimaal 21 dagen de tijd krijgen om de overeenkomst te overwegen (45 dagen als het ontslag onderdeel is van een collectief ontslag) en 7 dagen om hun handtekening na ondertekening te herroepen.
• In de verklaring moet specifiek worden verwezen naar de rechten die voortvloeien uit de Wet op leeftijdsdiscriminatie op de werkplek.
• De werknemer moet schriftelijk worden geadviseerd een advocaat te raadplegen.

Het niet voldoen aan de OWBPA-vereisten betekent dat de kwijting niet rechtsgeldig is. De werknemer zou de kwijting kunnen ondertekenen, de ontslagvergoeding kunnen accepteren en u vervolgens alsnog kunnen aanklagen wegens leeftijdsdiscriminatie.

Voor staatspecifieke ontslagvergoedingen, met name bij massaontslagen, kunt u onze handleiding raadplegen. Amerikaanse wetgeving inzake ontslagvergoedingen.

Stap 7: Ken de WARN Act als u meerdere mensen gaat ontslaan.

Als u meerdere werknemers tegelijk ontslaat, gelden er federale regels. WARN-wet (Wet op de aanpassing en omscholing van werknemers) kan van toepassing zijn. Richtlijnen van het Amerikaanse ministerie van Arbeid met betrekking tot de WARN Act bevestigt dat werkgevers met 100 of meer voltijdse werknemers 60 dagen van tevoren schriftelijk bericht moeten sturen naar de betrokken werknemers, overheidsinstanties en lokale overheidsfunctionarissen voordat:

• Een fabriekssluiting die 50 of meer werknemers treft, of
• Een massaontslag waarbij 500 of meer werknemers worden getroffen, of 50 tot 499 werknemers als dat ten minste 33% van het personeelsbestand vertegenwoordigt.

Verschillende staten hebben hun eigen WARN-wetten met lagere drempelwaarden en langere opzegtermijnen:

• Californië: geldt voor werkgevers met 75 of meer werknemers; vereist een opzegtermijn van 60 dagen
• New York: vereist een opzegtermijn van 90 dagen; geldt voor werkgevers met 50 of meer werknemers
• New JerseyVereist een opzegtermijn van 60 dagen plus een verplichte ontslagvergoeding bij in aanmerking komende massaontslagen.

Werkgevers die de WARN Act overtreden, zijn aansprakelijk voor maximaal 60 dagen achterstallig loon en uitkeringen per getroffen werknemer. Boetes van de staat komen daar nog bovenop en staan ​​los van.

De meest voorkomende fouten die internationale werkgevers maken

Foothold America werkt samen met internationale bedrijven in alle fasen van hun arbeidsrelatie in de VS. Dit zijn de meest voorkomende fouten bij ontslag die we tegenkomen en die het vaakst tot rechtszaken leiden.

1. Beëindiging zonder documentatie Het toepassen van flexibele arbeidsvoorwaarden zonder schriftelijke vastlegging is de snelste manier om een ​​claim wegens onrechtmatig ontslag in te dienen. Rechtbanken kijken in de eerste plaats naar de documentatie.
2. Het beëindigen van een dienst te dicht bij een beschermd evenement. Iemand ontslaan een week nadat diegene een klacht bij HR heeft ingediend, is teruggekeerd van verlof in verband met de Wet op het Familierecht, of een geschil over het salaris heeft aangekaart, lijkt wraakzuchtig, zelfs als dat niet het geval is. De timing bepaalt het beeld dat ervan ontstaat.
3. De ontslagen werknemer anders behandelen dan anderen Als een manager hetzelfde gedrag bij andere werknemers door de vingers heeft gezien, kan het ontslaan van één werknemer hiervoor, met name als die werknemer tot een beschermde groep behoort, een discriminatieklacht uitlokken.
4. Het doen van beloftes tijdens de beëindigingsvergadering Uitspraken als "We zullen een goede referentie voor u schrijven", "Dit heeft niets te maken met uw prestaties" en "De functie kan nog terugkomen" kunnen juridische gevolgen hebben. Houd het gesprek kort en feitelijk.
5. Foutieve eindbetaling Te late betaling, het niet opnemen van opgebouwde vakantiedagen of het inhouden van loon vanwege niet-teruggegeven apparatuur leidt tot een aparte loonvordering, bovenop een eventuele vordering wegens onrechtmatig ontslag.
6. Het COBRA-bericht overslaan Internationale werkgevers zijn zich vaak niet bewust van de verplichting tot het indienen van een COBRA-melding. De sancties voor het niet naleven hiervan zijn automatisch en aanzienlijk.

"Internationale bedrijven gaan vaak op dezelfde manier om met ontslagen in de VS als in hun eigen land." zegt Laurie Kruidenier, directeur Amerikaanse expansie bij Foothold America.Je instinct zegt je dat je vriendelijk moet zijn, de boodschap moet verzachten en dingen moet zeggen die ondersteunend overkomen. Maar in de VS wordt wat je tijdens zo'n vergadering zegt, als bewijs gebruikt. We besteden veel tijd aan het coachen van managers over wat ze wel en niet moeten zeggen, voordat het gesprek plaatsvindt."

Laurie Spicer, directeur van de Amerikaanse expansie

Wat gebeurt er als je het fout doet?

Volgens een analyse van arbeidsrecht door Workforce.com kost het verdedigen van een arbeidsrechtelijke zaak alleen al tijdens de bewijsvergaring tussen de $75,000 en $125,000, nog voordat er sprake is van een schikking of een juryuitspraak. Schikkingen in zaken van onrechtmatig ontslag variëren doorgaans van $5,000 tot $80,000, waarbij zaken met discriminatie of vergeldingsmaatregelen regelmatig hogere bedragen opleveren. Sommige juryuitspraken overschrijden de $1 miljoen.

Naast de financiële risico's leiden claims wegens onrechtmatig ontslag tot een onderzoek door de EEOC, betrokkenheid van overheidsinstanties en mogelijk een collectieve rechtszaak als er sprake is van een patroon. Bovendien schaden ze uw mogelijkheden om talent in de VS aan te trekken en te behouden.

Voor internationale bedrijven is de berekening eenvoudig: de kosten van een correcte beëindiging zijn een fractie van de kosten van een onjuiste beëindiging.

Hoe Foothold America naleving van de regelgeving bij beëindigingen ondersteunt

Foothold America is geen advocatenkantoor en verstrekt geen juridisch advies. Wat wij wel doen, is de HR-infrastructuur bouwen en onderhouden die conforme beëindiging van dienstverbanden mogelijk maakt: ontslagbrieven opgesteld volgens de Amerikaanse standaardtaal, personeelshandboeken die geen onbedoelde beloftes van baanzekerheid scheppen, en HR-ondersteuning die ervoor zorgt dat de documentatie gedurende de gehele loopbaan van een werknemer wordt bijgehouden.

Ons team bestaat uit professionals met directe ervaring op het gebied van Amerikaanse arbeidsrechtelijke naleving, EOR-activiteiten en HR-advies voor internationale bedrijven.

Angelique Soulet-Bangurah PHR, hoofd van EOR Services, is gecertificeerd Professional in Human Resources en beheert de nalevingsverplichtingen van werkgevers voor internationale bedrijven die actief zijn in meerdere Amerikaanse staten.

Laurie Spicer, directeur van de afdeling Amerikaanse expansie, heeft honderden Europese bedrijven begeleid bij de praktische en juridische aspecten van de Amerikaanse arbeidsmarkt.

Joanne Farquharson, President en CEO, heeft meer dan 30 jaar ervaring in het adviseren van kleine en middelgrote bedrijven over naleving van de Amerikaanse arbeidswetgeving, verzekeringen en risicomanagement.

Als u medewerkers beheert via ons platform, kunt u dat doen. Werkgever van RecordserviceWij verzorgen de nalevingsinfrastructuur en brengen u in contact met Amerikaanse arbeidsrechtadvocaten wanneer ontslagbeslissingen juridische toetsing vereisen.

Als u een eigen Amerikaanse entiteit heeft en uw werknemers rechtstreeks via ons aanstuurt, PEO+ Grensoverschrijdende ondersteuningOns HR-team werkt nauw met u samen om ervoor te zorgen dat elke stap van een ontslagprocedure wordt gedocumenteerd, op het juiste moment plaatsvindt en juridisch houdbaar is.

Voor vragen over het naleven van de Amerikaanse arbeidswetgeving, contact opnemen met Foothold America.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen juridisch, arbeidsrechtelijk of HR-advies. Foothold America is geen advocatenkantoor. Raadpleeg een gekwalificeerde Amerikaanse arbeidsrechtadvocaat voor advies dat specifiek is afgestemd op uw situatie en rechtsgebied.