Het aannemen van personeel in de Verenigde Staten is niet moeilijker dan in het Verenigd Koninkrijk of Europa. Het verschilt alleen op bepaalde punten, waardoor internationale bedrijven op voorspelbare momenten in het proces verrast worden.
De fouten zijn consistent. We zien dezelfde fouten bij bedrijven die hun huiswerk hebben gedaan én bij bedrijven die dat niet hebben gedaan. De Amerikaanse arbeidsmarkt, de Amerikaanse arbeidswetgeving en de verwachtingen van Amerikaanse kandidaten verschillen voldoende van de Europese normen, waardoor goede bedoelingen en gedegen ervaring in eigen land geen bescherming bieden.
Bij Foothold America begeleiden we wekelijks Britse en Europese bedrijven bij hun eerste aanwervingen in de VS. Deze handleiding behandelt de negen meest voorkomende fouten die we tegenkomen, met voldoende details om nuttig te zijn in plaats van algemeen. Elke fout die hier wordt beschreven, is gebaseerd op een reëel geval. Elk gevolg is gedocumenteerd.
Waarom het wervingsproces in de VS anders is dan wat je gewend bent in je thuisland
Voordat we ingaan op de specifieke fouten, is het nuttig om de structurele oorzaak te begrijpen waarom ze zo vaak voorkomen.
Werkgevers in het VK en Europa hebben ruime ervaring met het aannemen van personeel in markten die ze kennen. Ze kennen de normen, de wetgeving, de verwachtingen van kandidaten en de culturele dynamiek. Wanneer ze naar de VS komen, kan die ervaring echter in hun nadeel werken, omdat de oppervlakkige overeenkomsten aanzienlijke verschillen verbergen.
Arbeidsovereenkomsten zonder vaste looptijd lijken minder bescherming te bieden dan de Europese normen, maar gaan gepaard met een meer procesgerichte kandidatencultuur die andere risico's met zich meebrengt. Het ontbreken van wettelijke opzegtermijnen lijkt flexibel, maar zorgt voor extra complexiteit bij beëindiging van het dienstverband. De verplichting om de ziektekostenverzekering te financieren lijkt een last, maar beïnvloedt de verwachtingen van kandidaten op een manier die niet genegeerd kan worden.
De bedrijven die deze fouten maken, zijn niet onzorgvuldig. Het zijn ervaren werkgevers die hun kennis van de binnenlandse markt hebben geprojecteerd op een markt waar die kennis niet van toepassing is.
Hoe het wervingsproces in de VS verschilt van dat in het VK en Europa: een overzicht
Voordat we ingaan op specifieke fouten, volgt hier een directe vergelijking van de belangrijkste verschillen die de meeste problemen opleveren voor internationale werkgevers.
De Omgeving | Britse/Europese norm | Amerikaanse norm | Risico's als je de thuismarktbenadering toepast |
Werkgelegenheidstype | Vaste opzegtermijnen, sterke wettelijke bescherming | In de meeste staten is het een contract voor onbepaalde tijd: beide partijen kunnen het op elk moment beëindigen. | Impliciet contractrisico indien in de aanbiedingsbrief een opzegtermijn wordt vermeld. |
Salaris | Gebaseerd op de Britse/Europese markt | Doorgaans 20-40% hoger in professionele functies. | Het aantrekken van kandidaten onder het marktconform salaris; het mislopen van elke concurrerende aanwerving. |
Voordelen: | De NHS dekt de gezondheidszorg; automatische pensioeninschrijving; ziektegeld vanaf dag 1. | Geen universele ziektekostenverzekering; werkgevers betalen de ziektekostenverzekering; geen federale verplichting tot doorbetaling bij ziekte. | Amerikaanse kandidaten begrijpen uw aanbod niet; u kunt ze niet aannemen. |
Vacature | Salarisindicaties zijn optioneel; sollicitaties dienen te worden ingediend op basis van een cv. | Salarisranges zoals wettelijk vereist in 16 staten + DC | Boetes tot $250,000 bij niet-naleving; lager aanvraagvolume |
Interview vragen | Grotendeels open; de wet op gelijke behandeling is van toepassing. | Strikte beperkingen met betrekking tot leeftijd, burgerlijke staat, strafblad en salarisgeschiedenis. | Discriminatieklachten van kandidaten die niet werden aangenomen |
Aanbiedingsbrief | Opzegtermijn, proeftijd standaard | Verklaring van beëindiging van het dienstverband vereist; openbaarmakingen per staat | Onbedoelde contractuele verplichtingen; lacunes in de naleving |
Beëindiging | Wettelijke opzegtermijn; vereisten voor een eerlijk ontslag | Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, maar discriminatie- en loonvorderingen blijven van toepassing. | Discriminatieklachten, boetes bij eindafrekening, COBRA-schendingen |
Classificatie | Wordt zelden betwist als er werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid worden betaald. | De IRS en het DOL hanteren strenge meerfactorentests. | Achterstallige belastingen, boetes, civiele vorderingen |
Fout 1: Het salaris vaststellen op basis van Britse of Europese tarieven.
Dit is de meest voorkomende en meest schadelijke fout bij het aannemen van personeel door internationale bedrijven in de VS. Het leidt tot het verlies van kandidaten nog voordat het proces goed en wel begonnen is.
De salarissen van professionals in de VS liggen over het algemeen hoger dan in het VK in de meeste sectoren, en aanzienlijk hoger dan in de meeste Europese markten, zelfs als rekening wordt gehouden met het feit dat Amerikaanse werknemers een groter deel van hun eigen zorgkosten betalen via inhoudingen op het salaris.
Een veelvoorkomend patroon is dat Europese oprichters hun eerste Amerikaanse werknemers vergelijken met Europese salarisschalen, een ruwe omrekening toepassen en dat bedrag publiceren. Het resultaat is een salarispakket dat ervaren Amerikaanse kandidaten direct als onder de marktwaarde herkennen. Dit geeft aan dat het bedrijf de Amerikaanse markt niet begrijpt of dat het niet serieus bezig is met het aantrekken van Amerikaans talent.
Het praktische gevolg: je trekt kandidaten aan die elders geen concurrerende aanbiedingen kunnen krijgen, en dat is niet het soort talent dat je voor je eerste team in de VS wilt hebben.
Wat je in plaats daarvan kunt doen: vergelijk salarissen met Amerikaanse marktgegevens voor de specifieke functie, het ervaringsniveau en de stad. Onze handleiding voor salarisvergelijking in de VS legt uit hoe je dit correct doet. Zet je Britse salaris voor de functie nooit om en publiceer dat bedrag.
Fout 2: Werknemers ten onrechte classificeren als zelfstandige contractors
Dit is de meest juridisch en financieel gevaarlijke fout die internationale bedrijven maken bij het aannemen van personeel in de VS, en het is tevens een van de meest voorkomende.
De aantrekkingskracht is duidelijk: het inhuren van een freelancer vermijdt de kosten en complexiteit van loonbelastingen, ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering en andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Het vermijdt ook de noodzaak van een Amerikaanse entiteit of een EOR-constructie. Het probleem is echter dat de Amerikaanse wetgeving strikte criteria hanteert voor wie als zelfstandige of als werknemer kwalificeert , en dat de beslissing wordt genomen op basis van de feitelijke arbeidsrelatie, niet op basis van wat er in het contract staat.
De IRS hanteert een meerfactorentest waarbij gedragsmatige controle, financiële controle en het type relatie worden onderzocht. Het ministerie van Arbeid gebruikt een eigen test gebaseerd op de economische realiteit. Californië gebruikt de ABC-test, een van de meest werknemersbeschermende classificatiestandaarden in het land.
De gevolgen van een verkeerde classificatie zijn ernstig:
- Achterstallige betaling van werkgeversbijdragen voor sociale zekerheid (FICA) over alle lonen die aan de ten onrechte als werknemer betaalde werknemer zijn voldaan.
- De aansprakelijkheid van FUTA en SUTA gaat terug tot het begin van de regeling.
- Boetes en rente over onbetaalde belastingen
- Mogelijke terugbetaling van uitkeringen waar de werknemer recht op had
- Civiele vorderingen van de werknemer voor onbetaalde overuren, uitkeringen en andere arbeidsbeschermingsmaatregelen.
Het onjuist classificeren van werknemers als zelfstandige contractanten blijft een van de meest hardnekkige en kostbare fouten in de internationale werving en selectie. De kosten van een dergelijke fout overtreffen steevast de kosten van een correcte tewerkstelling vanaf het begin.
Wat u in plaats daarvan kunt doen: Behandel uw Amerikaanse werknemers als gewone werknemers. Gebruik een Employer of Record om de arbeidsrelatie vanaf dag één wettelijk en conform de regelgeving te structureren, zonder dat u een Amerikaanse entiteit nodig heeft. Onze handleiding voor de classificatie van Amerikaanse werknemers legt de tests in detail uit.
Fout 3: Het gebruik van een Brits of Europees aanbiedingsbriefsjabloon.
Deze fout bevindt zich in het spanningsveld tussen goede bedoelingen en de Amerikaanse wetgeving.
De meeste internationale bedrijven stellen een aanbiedingsbrief voor de VS op basis van een sjabloon uit hun thuisland, aangepast aan het salaris en de startdatum. Dit resulteert in een document dat niet voldoet aan de Amerikaanse arbeidseisen en mogelijk clausules bevat die juridisch problematisch zijn in de staat waar de werknemer woont.
Wat een Amerikaanse aanbiedingsbrief wel moet bevatten en een Brits voorbeeld niet:
- Verklaring inzake beëindiging van dienstverband zonder vaste termijn: Bevestig dat de arbeidsovereenkomst naar believen kan worden beëindigd door beide partijen, zonder opgaaf van redenen. Het niet vermelden hiervan kan onbedoeld een stilzwijgende arbeidsovereenkomst creëren.
- Taalgebruik dat specifiek is voor de betreffende staat: Sommige staten (Californië, Massachusetts, New York) vereisen specifieke informatie in aanbiedingsbrieven die niet in de Britse arbeidsdocumentatie voorkomt.
- Samenvatting van de voordelen: Amerikaanse kandidaten verwachten een duidelijke vermelding van welke ziektekostenverzekering, pensioenregeling (401(k)) en andere voordelen zijn inbegrepen.
- Duidelijkheid over de beloningsstructuur: De totale vergoeding, inclusief basissalaris, bonusstructuur, aandelen (indien van toepassing) en commissieregelingen, moet duidelijk worden omschreven. Amerikaanse kandidaten vergelijken deze details.
Wat een Brits sjabloon bevat dat problemen oplevert in de VS:
- Clausules over de opzegtermijn die impliceren dat de arbeidsovereenkomst niet naar believen kan worden beëindigd, in staten waar dit contractuele verplichtingen met zich meebrengt.
- Verwijzingen naar wettelijke rechten in het VK die niet van toepassing zijn en verwarring scheppen over waar de werknemer recht op heeft.
- De formulering van de proeftijd kan in sommige staten onbedoelde juridische gevolgen hebben.
Onze gids voor Amerikaanse arbeidsovereenkomsten beschrijft wat er in elke Amerikaanse aanbiedingsbrief moet staan en wat je uit een Brits voorbeeld moet verwijderen.
Fout 4: Het negeren van de wettelijke vereisten inzake loontransparantie
Dit is een fout die in 2026 aanzienlijk kostbaarder is geworden, omdat het aantal Amerikaanse staten met verplichte salarisopenbaarmakingseisen is toegenomen.
Vanaf oktober 2026 vereisen 14 staten plus Washington D.C. een salarisindicatie in vacatures, en Delaware volgt in 2027. Het gaat om Californië, Colorado, New York, Washington, Illinois, New Jersey en Massachusetts. Voor functies op afstand gelden doorgaans de wetten van de staat waar het werk kan worden uitgevoerd.
Een Brits bedrijf dat een vacature voor een functie op afstand in de VS plaatst zonder salarisindicatie, kan in meer dan een dozijn staten tegelijk de wet overtreden. De sancties variëren sterk per rechtsgebied en worden doorgaans per overtreding opgelegd.
Naast de wettelijke verplichtingen is er ook een praktische kant: vacatures zonder salarisindicatie trekken steevast minder en minder gekwalificeerde kandidaten aan in concurrerende Amerikaanse arbeidsmarkten. Zelfs in staten waar openbaarmaking niet wettelijk verplicht is, leidt vrijwillige openbaarmaking nog steeds tot een hoger aantal sollicitaties en een betere kwaliteit van de kandidaten.
Wat je in plaats daarvan kunt doen: neem in elke vacature in de VS een salarisrange op. Zorg voor een realistische range die weergeeft wat je verwacht te betalen, en niet voor een kunstmatig brede band die bedoeld is om de bedoeling van de wet te omzeilen. De Californische wet SB 642, die ingaat in januari 2026, richt zich specifiek op salarisranges die te breed zijn om relevant te zijn.
Onze handleiding voor het schrijven van functiebeschrijvingen in de VS behandelt de vereisten voor loontransparantie in detail.
Fout 5: Een vacaturetekst plaatsen die kandidaten al bij de eerste lezing afschrikt.
De functiebeschrijving is vaak het eerste concrete signaal dat een Amerikaanse kandidaat over uw bedrijf krijgt. Functiebeschrijvingen die in het VK zijn geschreven, presteren steevast minder goed op de Amerikaanse markt, en wel om drie specifieke redenen.
De toon is te passief. In Britse functiebeschrijvingen wordt vaak passieve, opsommingsachtige taal gebruikt: "verantwoordelijk voor het rapporteren aan het senior management". In Amerikaanse functiebeschrijvingen wordt actieve, resultaatgerichte taal gebruikt: "lever wekelijks omzetrapporten met analyse en aanbevelingen aan de VP Sales". Dit verschil heeft invloed op welke kandidaten solliciteren en hoe serieus ze de functie nemen.
De eisenlijst is te gedetailleerd. Het vermelden van "diploma van een Russell Group-universiteit" of "minimaal 12 jaar ervaring" voor een functie waarvoor in werkelijkheid 5 jaar ervaring vereist is, is zowel juridisch riskant (mogelijke leeftijdsdiscriminatie onder de ADEA) als commercieel contraproductief. De beste praktijken in de VS maken een duidelijke scheiding tussen "verplichte" en "gewenste" vereisten en vermijden kwalificatie-eisen die niet aansluiten bij de daadwerkelijke werkprestaties.
De culturele signalen kloppen niet. Taalgebruik dat in een Britse context geloofwaardig en professioneel overkomt, kan voor Amerikaanse kandidaten stijf of te formeel overkomen, met name in de technologie- en dienstverleningssector. Amerikaanse functiebeschrijvingen zijn direct, specifiek en gericht op wat succes inhoudt, in plaats van op de taken die de functie met zich meebrengt.
Het praktische gevolg: je ontvangt minder sollicitaties en kandidaten die minder goed bij je vacatures in de VS passen dan je functie en bedrijf verdienen.
Fout 6: De verkeerde vragen stellen tijdens het sollicitatieproces
De Amerikaanse arbeidswetgeving stelt specifieke beperkingen aan wat je kandidaten mag vragen tijdens sollicitatiegesprekken en op sollicitatieformulieren. Verschillende van deze beperkingen bestaan niet in het Verenigd Koninkrijk en komen voor internationale werkgevers als een verrassing.
Vragen die u niet mag stellen (federale en/of algemene staatsvoorschriften):
- Leeftijd: Je mag een kandidaat niet vragen naar zijn of haar leeftijd of geboortejaar. De Age Discrimination in Employment Act (ADEA) beschermt werknemers van 40 jaar en ouder.
- Burgerlijke of gezinssituatie: Je mag een kandidaat niet vragen of hij of zij getrouwd is, kinderen heeft of van plan is kinderen te krijgen.
- Nationale afkomst of burgerschap: U kunt controleren of een kandidaat bevoegd is om in de VS te werken (wat u via een I-9-formulier moet doen na een aanbod), maar u mag tijdens een sollicitatiegesprek niet vragen waar de kandidaat of zijn/haar ouders geboren zijn.
- Medische geschiedenis: U mag niet naar handicaps of gezondheidsproblemen vragen voordat u een voorwaardelijk aanbod doet. De ADA (Americans with Disabilities Act) vereist deze scheiding.
- Salarisgeschiedenis: Meer dan 20 Amerikaanse staten en talloze steden hebben een verbod ingesteld op het opvragen van salarisgeschiedenis. Je mag kandidaten niet vragen wat ze momenteel verdienen of wat ze in een vorige functie verdienden.
- Strafblad in de aanvraag: In staten en steden met een 'ban-the-box'-wetgeving, waaronder Californië, New York, Illinois en vele andere, mag je in het eerste sollicitatiegesprek niet vragen naar strafrechtelijke veroordelingen. Een antecedentenonderzoek moet in deze rechtsgebieden pas plaatsvinden nadat een voorwaardelijk aanbod is gedaan.
Het praktische risico: Het stellen van een verboden vraag leidt niet automatisch tot aansprakelijkheid, maar het levert wel bewijs op dat een discriminatieclaim kan ondersteunen als de kandidaat niet wordt aangenomen. De EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) geeft specifieke richtlijnen voor vragen voorafgaand aan een sollicitatiegesprek , waaraan alle Amerikaanse werkgevers zich moeten houden, ongeacht de grootte of locatie van het bedrijf. Een standaard sollicitatiegesprekstructuur hanteren waarin dit soort vragen volledig worden vermeden, is de eenvoudigste bescherming.
Fout 7: Te langzaam te werk gaan en kandidaten verliezen
De aannameprocessen in de VS verlopen sneller dan in het VK of Europa, en de concurrentiegegevens tonen aan wat de kosten van die traagheid zijn.
Sterke kandidaten voor data science en AI in de VS hebben doorgaans binnen drie tot vier weken na aanvang van hun zoektocht geen andere baan meer. Voor professionele functies in het algemeen is het in concurrerende markten gebruikelijk dat een aanbod van een andere werkgever binnen twee tot drie weken na aanvang van de sollicitatiegesprekken wordt gedaan.
Internationale bedrijven verliezen Amerikaanse kandidaten steevast aan sneller werkende werkgevers op specifieke momenten in het proces:
- Te veel sollicitatiegesprekken. Drie tot vier gesprekken is de norm in de branche. Vijf of meer gesprekken duiden op besluiteloosheid.
- Lange pauzes tussen de verschillende fasen. Twee weken stilte na een sterk eerste interview wordt in de context van een Amerikaanse presidentskandidaat als desinteresse beschouwd.
- De goedkeuring van de vergoeding vereist een handtekening van een Europees hoofdkantoor in een andere tijdzone, waarmee in het proces geen rekening is gehouden.
- Referentiecontrole Dat duurt weken in plaats van dagen. Referentiechecks in de VS zijn doorgaans korter en sneller afgerond dan vergelijkbare checks in het VK.
Wat je in plaats daarvan kunt doen: Ontwerp je Amerikaanse wervingsproces vóórdat je de vacature plaatst. Weet hoeveel rondes je zult doorlopen, wie erbij betrokken zal zijn en welke goedkeuring nodig is voordat je een aanbod kunt doen. Bouw de goedkeuringsketen op vóórdat het proces begint, niet nadat je een aanbod wilt doen.
Fout 8: Geen 401(k)-regeling aanbieden en je afvragen waarom sterke kandidaten die afwijzen.
Deze fout is begrijpelijk: de 401(k) heeft geen exact equivalent in het VK en is gemakkelijk op de achtergrond te plaatsen wanneer je je concentreert op het regelen van een goede ziektekostenverzekering. Maar het ontbreken van een 401(k)-match is voor Amerikaanse kandidaten wel degelijk merkbaar en kan je potentiële werknemers kosten.
Amerikaanse professionals in gespecialiseerde en professionele functies beoordelen de 401(k)-bijdrage van de werkgever bij de evaluatie van een arbeidsvoorwaardenpakket. Een concurrerend minimum is een bijdrage van 50% op de eerste 6% van het salaris dat de werknemer inlegt, wat overeenkomt met een werkgeversbijdrage van 3%. Het ontbreken van een bijdrage van de werkgever is een aanzienlijk nadeel ten opzichte van werkgevers die dit wel aanbieden.
De kosten zijn niet onbetaalbaar. Bij een salaris van $100,000 kost een werkgeversbijdrage van 3% $3,000 per jaar. Dat zijn de kosten om te concurreren om talent op de Amerikaanse arbeidsmarkt.
Via een EOR- of PEO+-regeling hebben uw werknemers vanaf de eerste dag toegang tot een 401(k)-pensioenplan met werkgeversbijdrage, waarbij alle ERISA-naleving en planadministratie binnen de dienst wordt afgehandeld. U hoeft geen pensioenbeheerder te zoeken of onafhankelijke ERISA-aanvragen in te dienen voor uw eerste werknemer in de VS.
Onze 401(k)-handleiding voor internationale bedrijven legt de structuur, de opties en de concurrentievoordelen per sector uit.
Fout 9b: Ontbrekende I-9 verificatievereisten
Iedere werkgever in de VS moet controleren of werknemers wettelijk bevoegd zijn om in de Verenigde Staten te werken door formulier I-9 in te vullen . Dit moet gebeuren binnen drie werkdagen na de eerste werkdag van de werknemer, niet voordat het aanbod is geaccepteerd, niet tijdens het inwerkproces, maar binnen drie werkdagen na aanvang van de werkzaamheden.
Internationale werkgevers verzuimen vaak om aan de I-9-vereisten te voldoen, of doen dit onjuist, omdat er geen direct equivalent is in het Britse of Europese arbeidsrecht. Het Verenigd Koninkrijk kent controles op het recht om te werken, die conceptueel vergelijkbaar zijn, maar structureel verschillen.
Wat de naleving van de I-9-vereisten inhoudt:
- De werknemer moet sectie 1 van formulier I-9 uiterlijk op zijn of haar eerste werkdag invullen.
- De werkgever moet de identiteits- en werkvergunningsdocumenten van de werknemer fysiek controleren en deel 2 binnen drie werkdagen invullen.
- U moet elk document uit de lijst met acceptabele documenten accepteren: u kunt geen specifiek documenttype aanvragen.
- I-9-documenten moeten drie jaar bewaard worden vanaf de datum van indiensttreding of één jaar vanaf de datum van beëindiging van het dienstverband, afhankelijk van welke datum later is.
De gevolgen van het niet naleven van de regels zijn aanzienlijk. De Immigration and Customs Enforcement (ICE) van het Department of Homeland Security voert I-9-controles uit. De civiele boetes voor overtredingen van de administratieve voorschriften variëren van $ 288 tot $ 2,861 per overtreding. Het willens en wetens in dienst nemen van iemand die niet bevoegd is om in de VS te werken, leidt tot veel hogere boetes.
Voor werknemers die op afstand in dienst treden en waarbij de werkgever de documenten niet fysiek kan controleren, zijn de regels gewijzigd. Sinds 2023 kunnen werkgevers die zijn aangemeld voor E-Verify gebruikmaken van een controleproces op afstand. Anders moet een bevoegd vertegenwoordiger namens de werkgever de documenten fysiek controleren.
Dit is een gebied waar EOR-overeenkomsten de last volledig wegnemen: de EOR regelt namens u de I-9-naleving voor elke nieuwe medewerker.
Fout 9: De eerste beëindiging van een dienstverband in de VS afhandelen zonder begeleiding.
Op een gegeven moment blijkt een Amerikaanse werknemer toch niet geschikt. Hoe je daarmee omgaat, is van groot belang. Dit is waar internationale bedrijven het vaakst ernstige juridische risico's lopen.
Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd betekent dat beide partijen de arbeidsrelatie in de meeste staten op elk moment zonder opgaaf van redenen kunnen beëindigen. Dat klopt. Wat internationale werkgevers echter vaak niet begrijpen, is dat een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd geen bescherming biedt tegen:
- Discriminatieklachten: Als de ontslagen werknemer tot een beschermde groep behoort (en iedereen behoort tot meerdere beschermde groepen), kan het ontslag worden aangevochten op grond van discriminatie, zelfs als de werkgever legitieme zakelijke redenen had. Documentatie van prestatieproblemen, consistente behandeling van gelijkgestelde werknemers en een duidelijke, op zakelijke gronden gebaseerde uitleg van de beslissing vormen de bescherming.
- Staatspecifieke eisen met betrekking tot de eindafrekening: In Californië is het in de meeste gevallen verplicht om het eindloon direct bij beëindiging van het dienstverband te betalen. In Texas is betaling vereist op de eerstvolgende reguliere betaaldag. Ook in New York is betaling vereist op de eerstvolgende reguliere betaaldag. Het maken van een fout hierin kan leiden tot sancties.
- Termijnen voor COBRA-meldingen: De werkgever moet de planbeheerder binnen 30 dagen na een kwalificerende gebeurtenis op de hoogte stellen. De planbeheerder heeft vervolgens 14 dagen de tijd om de COBRA-keuzemelding naar de voormalige werknemer te sturen. Het overschrijden van deze termijn kan leiden tot boetes van maximaal $ 110 per dag per begunstigde.
- Documentatievereisten per staat: In diverse staten is een specifieke schriftelijke kennisgeving bij beëindiging van het dienstverband vereist.
Het risico is reëel. Een onjuist afgehandelde beëindiging van een dienstverband is niet alleen juridisch riskant, maar kan ook kostbaar zijn. En het is vrijwel altijd te voorkomen met de juiste begeleiding vooraf.
Nog één ding voordat u tot ontslag overgaat: het ontbreken van een conforme Amerikaanse personeelsgids maakt ontslagen aanzienlijk moeilijker te verdedigen. Zonder gedocumenteerde HR-richtlijnen over prestatiebeheer, progressieve disciplinaire maatregelen en intimidatie, beschikt u niet over een referentiekader om aan te tonen dat u uw normen consequent toepast. Onze gids voor Amerikaanse personeelsgidsen legt uit wat erin moet staan en welke risico's u loopt als u er geen heeft.
Wat u in plaats daarvan kunt doen: Voordat u uw eerste ontslagbeslissing in de VS neemt, neem dan contact op met uw EOR of PEO. Zij kunnen u adviseren over de juiste procedure voor de staat waar de werknemer woont, de benodigde documentatie, de termijn voor de eindbetaling en de COBRA-kennisgevingsvereisten. Dit is een van de duidelijkste gevallen waarin het inschakelen van een managed employment partner in plaats van een payrollservice uw bedrijf beschermt.
De rode draad
Bij het analyseren van deze negen fouten valt één patroon op. Ze doen zich allemaal voor wanneer een internationaal bedrijf zijn ervaring uit de thuismarkt toepast in een Amerikaanse context waar die ervaring niet direct overdraagbaar is. De arbeidswetgeving is anders. De verwachtingen van de kandidaten zijn anders. De normen voor het wervingsproces zijn anders. De juridische risico's zijn anders.
De bedrijven die succesvol zijn in het werven van personeel in de VS, zijn de bedrijven die werving in de VS beschouwen als een aparte discipline die specifieke kennis vereist, en niet als een bekend proces met een paar lokale aanpassingen. Britse bedrijven kunnen bovendien gebruikmaken van gratis overheidssteun bij het plannen van hun eerste aanwervingen in de VS.
Foothold America werkt samen met Britse en Europese bedrijven in elke fase van het wervingsproces in de VS. Wij helpen u bij het correct benchmarken van salarissen, het structureren van uw arbeidsvoorwaarden conform de wet, het opstellen van overtuigende aanbiedingsbrieven en het afhandelen van ontslagen zonder onnodige juridische risico's. Mocht er zich een probleem voordoen, dan kunt u altijd rekenen op ervaren mensen.
Onze handleidingen over hoe een werkgever van record werkt en hoe je een Amerikaanse functiebeschrijving schrijft, behandelen de belangrijkste stappen in detail. En als je je voorbereidt op je eerste aanwerving in de VS en deze fouten vanaf het begin wilt vermijden, neem dan contact op met ons team.
Veelgestelde vragen: Het aannemen van werknemers in de VS
Krijg antwoord op al uw vragen en zet de eerste stap naar zakelijke expansie in de VS.
Wat is de meest voorkomende fout die internationale bedrijven maken bij het aannemen van personeel in de VS?
Het onterecht classificeren van werknemers als zelfstandige om loonkosten te vermijden, is de meest voorkomende en duurste fout. De belastingdienst (IRS) en het ministerie van Arbeid hanteren specifieke criteria om te bepalen wie een werknemer is. De sancties omvatten achterstallige belastingen, niet-uitbetaalde uitkeringen, rente en civiele vorderingen, en overstijgen doorgaans de kosten van een correcte tewerkstelling vanaf het begin.
Kan ik mijn Britse aanbiedingsbriefsjabloon gebruiken voor het aannemen van personeel in de VS?
Nee, niet zonder aanzienlijke aanpassingen. Een aanbiedingsbrief uit het VK bevat doorgaans niet de verklaring over een dienstverband naar believen, de specifieke bepalingen voor de betreffende staat en het overzicht van de arbeidsvoorwaarden die in Amerikaanse aanbiedingsbrieven wel aanwezig zijn. Ook kan een aanbiedingsbrief bepalingen bevatten over een proeftijd of opzegtermijn, wat onbedoelde contractuele verplichtingen kan creëren onder de Amerikaanse wetgeving van de betreffende staat. Gebruik een Amerikaans sjabloon dat is aangepast aan de wetgeving van de staat waar de werknemer werkzaam is.
Moet ik een salarisindicatie vermelden in Amerikaanse vacatures?
In een groeiend aantal staten is dit inderdaad het geval. Californië, New York, Colorado, Washington, Illinois, New Jersey en Massachusetts vereisen allemaal een salarisindicatie in vacatures, net als Washington D.C. Voor functies op afstand gelden doorgaans de regels van de staat waar het werk kan worden uitgevoerd. De sancties variëren per rechtsgebied en kunnen aanzienlijk zijn per overtreding.
Welke vragen mag ik niet stellen tijdens een sollicitatiegesprek in de VS?
U mag niet vragen naar leeftijd, burgerlijke staat of gezinssituatie, nationaliteit of medische geschiedenis. In gebieden waar het vragen naar een strafblad verboden is, mag u bij de eerste sollicitatie ook niet vragen naar strafrechtelijke veroordelingen. Veel staten en steden verbieden ook vragen over salarisgeschiedenis. Deze beperkingen vloeien voort uit federale en staatswetten tegen discriminatie en voor gelijke beloning, dus zorg ervoor dat elke interviewer hierover getraind is.
Hoe snel moet ik handelen als een Amerikaanse kandidaat sterk staat?
Snel. In de competitieve Amerikaanse arbeidsmarkt ontvangen sterke kandidaten vaak binnen twee tot drie weken na aanvang van hun zoektocht een aanbod. Internationale bedrijven verliezen Amerikaanse kandidaten het vaakst door trage goedkeuringsprocedures, te veel sollicitatiegesprekken en hiaten tussen de verschillende fasen. Spreek uw wervingsproces en goedkeuringsketen af voordat u de vacature plaatst, zodat u snel kunt handelen.
Wat zijn de gevolgen als ik een beëindiging van een dienst in de VS verkeerd afhandel?
Risico's zijn onder andere discriminatieclaims als de beslissing slecht gedocumenteerd is en boetes op het niet nakomen van de wettelijke termijnen. Er zijn ook dagelijkse boetes voor te late COBRA-meldingen en schendingen van de wettelijke meldingsregels. Raadpleeg altijd uw werkgever voordat u een ontslagbeslissing neemt in de VS. Zorgvuldige documentatie vanaf het begin vermindert de meeste van deze risico's.
Is het overslaan van een 401(k)-regeling een fout bij het aannemen van personeel in de VS?
Meestal wel. Een 401(k)-pensioenregeling is wettelijk niet verplicht, maar kandidaten voor professionele functies verwachten er wel een met een werkgeversbijdrage. Zonder zo'n regeling kan uw aanbod minder aantrekkelijk lijken in vergelijking met Amerikaanse concurrenten. Via een EOR- of PEO+-constructie kunnen uw werknemers vanaf de eerste dag gebruikmaken van een 401(k)-pensioenregeling, zonder dat u zelf hoeft te voldoen aan de ERISA-regelgeving.
Neem contact met ons op.
Contact
Vul het onderstaande formulier in en een van onze experts op het gebied van uitbreiding in de VS neemt binnenkort contact met u op om een afspraak met u te maken. Tijdens het gesprek bespreken we uw zakelijke vereisten, nemen we u uitgebreider mee door onze services en beantwoorden we eventuele vragen die u heeft.
