Formulier I-9 en E-Verify: De werkgeversgids voor internationale bedrijven

Iedere werkgever in de VS moet formulier I-9 invullen voor elke nieuwe werknemer, inclusief Amerikaanse staatsburgers. De werknemer vult deel 1 in vóór zijn of haar eerste werkdag. Deel 2 vult u in binnen drie werkdagen na die eerste werkdag. E-Verify is een apart systeem, vrijwillig volgens de federale wetgeving en verplicht in een aantal staten.

De meeste Amerikaanse werkgevers die voor het eerst een baan aanbieden, weten dat het formulier bestaat. Waar ze echter voor verrast worden, is de timing, het feit dat ze niet om specifieke documenten mogen vragen en de hercontrole. Een wetswijziging in maart 2026 heeft bovendien de mogelijkheid weggenomen om veel kleine fouten gratis te corrigeren.

Wat is formulier I-9?

Formulier I-9, Verificatie van de arbeidsgeschiktheid, registreert dat u de identiteit van een nieuwe werknemer en diens recht om in de Verenigde Staten te werken hebt gecontroleerd. Het is van toepassing op elke werknemer die in de VS wordt aangenomen, inclusief Amerikaanse staatsburgers. Er is geen uitzondering voor kleine werkgevers en geen uitzondering voor de eerste werknemer. Eén werknemer in de VS betekent één formulier I-9.

De huidige versie is gedateerd 20-01-25 en vervalt op 31-05-2027. Werkgevers die gebruikmaken van elektronische I-9-systemen waren verplicht om de vervaldatum van 31-05-2027 uiterlijk 31 juli 2026 weer te geven.

Welke documenten accepteert u?

Dit is waar de meeste internationale werkgevers de mist in gaan, en het is de moeite waard om dit precies goed te doen.

De medewerker presenteert ofwel één document uit Lijst A, ofwel één document uit Lijst B plus één document uit Lijst C. Nooit een document uit Lijst A én een document uit Lijst B of C.

De werknemer maakt de keuze. U niet.

U kunt in beperkte gevallen ook een ontvangstbewijs voor een vervangend document accepteren, doorgaans geldig gedurende 90 dagen. Ontvangstbewijzen kunnen niet worden gebruikt als de opdracht minder dan drie werkdagen duurt.

Wat u niet mag doen bij het controleren van documenten.

Je kunt een werknemer niet voorschrijven welke documenten hij of zij moet meenemen. Jouw taak is om te accepteren wat ze aanleveren, mits het redelijkerwijs authentiek lijkt en betrekking heeft op de persoon in kwestie.

Twee gedragingen veroorzaken de meeste problemen:

1. Het specificeren van documenten. Het vragen om een ​​rijbewijs en een identiteitskaart is geen nuttige instructie. Het is een oneerlijke procedure wat betreft de documentatie.
2. Overmatig documenteren. Het aanvragen van een permanente verblijfsvergunning en een socialezekerheidskaart, terwijl een permanente verblijfsvergunning op zich al voldoende is.

Beide vallen onder sectie 1324b van de Immigration and Nationality Act en worden gehandhaafd door de Immigrant and Employee Rights Section van het Ministerie van Justitie. De regel is bedoeld om discriminatie op basis van burgerschapsstatus tegen te gaan en is zelfs van toepassing wanneer de werkgever voorzichtig is in plaats van vijandig. Onze gids over wat Amerikaanse werkgevers wel en niet mogen vragen tijdens referentiechecks, behandelt hetzelfde principe tijdens het sollicitatiegesprek.

Hoeveel tijd heb je om formulier I-9 in te vullen?

De werknemer vult deel 1 uiterlijk op zijn of haar eerste betaalde werkdag in. Deel 2 moet binnen drie werkdagen na die eerste werkdag worden ingevuld, waarbij de eerste dag als eerste werkdag geldt. Bij een bedrijf dat van maandag tot en met vrijdag werkt, begint de werkdag op maandag, waardoor deel 2 uiterlijk op donderdag moet worden ingevuld.

Als het bedrijf zeven dagen per week open is, tellen de weekenden als werkdagen.

U mag iemand niet vragen om deel 1 in te vullen voordat hij of zij een baan heeft geaccepteerd.

Kun je documenten via video bekijken?

Alleen als u bent aangemeld voor E-Verify en aan alle voorwaarden voldoet. Werkgevers die niet zijn aangemeld, moeten de originele documenten persoonlijk controleren.

Werkgevers die hiervoor in aanmerking komen, kunnen de alternatieve procedure gebruiken. Deze procedure vereist een live videogesprek met de werknemer, waarbij dezelfde documenten worden getoond als op de kopieën. U moet duidelijke kopieën bewaren van beide zijden van elk gecontroleerd document en het formulier markeren om aan te geven dat de alternatieve procedure is gebruikt. U moet deze procedure ook consequent aanbieden en niet selectief per nationaliteit.

Dit is belangrijker voor internationale werkgevers dan voor binnenlandse. Een Brits of Europees bedrijf dat voor het eerst iemand in de VS aanneemt, heeft vaak niemand in het land om een ​​controle ter plaatse uit te voeren. Als u niet geregistreerd staat bij E-Verify, zijn uw opties een gemachtigde vertegenwoordiger die namens u optreedt, waardoor u aansprakelijk bent voor eventuele fouten, of iemand ter plaatse laten komen.

Aanvulling A en aanvulling B, de onderdelen die mensen over het hoofd zien.

Twee aanvullingen vervingen wat voorheen sectie 3 was, en beide leggen de vinger op de zere plek bij bedrijven die het oorspronkelijke formulier correct hadden ingevuld, maar er vervolgens niet meer aan dachten.

Aanvulling A is voor een opsteller of vertaler die de werknemer heeft geholpen bij het invullen van deel 1.

Aanvulling B behandelt hercontrole en heraanstelling, en is degene die doorlopende verplichtingen schept:

• Hercontrole. Wanneer de tijdelijke werkvergunning van een werknemer verloopt, moet u deze uiterlijk op de vervaldatum opnieuw controleren. Als u deze datum mist, werkt de werknemer zonder geldige werkvergunning.
• Opnieuw in dienst nemen. Als een voormalige werknemer binnen drie jaar na de datum waarop het oorspronkelijke formulier is ingevuld terugkeert, kunt u Supplement B gebruiken in plaats van opnieuw te beginnen. Na drie jaar vult u een nieuw formulier I-9 in.

Wat je nooit opnieuw mag controleren:

• Amerikaanse staatsburgers en niet-Amerikaanse staatsburgers
• Rechtmatige permanente inwoners met een permanente verblijfsvergunning, inclusief een vergunning waarvan de geldigheidsduur verloopt.
• Elk identiteitsdocument van Lijst B

Het opnieuw controleren van iemand die is vrijgesteld, is geen onschuldige extra controle. Het kan op zichzelf discriminatie vormen in de zin van de Immigratie- en Nationaliteitswet.

Hoe corrigeer ik een fout op formulier I-9?

Fouten worden gecorrigeerd, niet verborgen. De methode is belangrijk, want een slecht gecorrigeerd formulier ziet er voor een inspecteur slechter uit dan een ongecorrigeerd formulier.

1. Streep de onjuiste informatie door met een enkele lijn. De tekst moet leesbaar blijven.
2. Schrijf de juiste informatie op.
3. Parafeer en dateer de correctie met vandaag datum.

Gebruik nooit correctievloeistof. Gum nooit iets uit. Wijzig nooit iets met terugwerkende kracht. Alleen de werknemer mag paragraaf 1 corrigeren, dus een fout in paragraaf 1 wordt aan de werknemer gemeld in plaats van door de HR-afdeling te worden gecorrigeerd. De werkgever corrigeert paragraaf 2.

Een gedocumenteerde correctie te goeder trouw telt in uw voordeel tijdens een inspectie. Een formulier dat is opgeschoond om er ongewijzigd uit te zien, telt niet mee.

Wat is E-Verify en is het verplicht?

E-Verify is een online systeem dat de informatie op formulier I-9 vergelijkt met gegevens van het Department of Homeland Security (DHS) en de Social Security Administration (SSA). Het wordt uitgevoerd ná het invullen van formulier I-9, niet in plaats daarvan.

Volgens de federale wetgeving is deelname voor de meeste particuliere werkgevers vrijwillig. Twee zaken staan ​​daar echter boven:

• Federale contracten. FAR-clausule 52.222-54 vereist dat aannemers die onder de regeling vallen zich binnen 30 kalenderdagen na gunning van het contract registreren. Dit geldt ook voor onderaannemingscontracten van meer dan $ 3,500 voor diensten of bouwwerkzaamheden die in de VS worden uitgevoerd.
• Staatswet. Verschillende staten eisen dit van particuliere werkgevers, ongeacht federale contracten.

Welke staten vereisen E-Verify?

Andere staten hebben beperktere regels die van toepassing zijn op overheidsaannemers of specifieke sectoren, en er komen elk jaar meer wetten bij. Controleer de staat waar de werknemer daadwerkelijk werkzaam is, niet waar uw entiteit is geregistreerd.

Florida is een land dat je goed moet kennen, omdat het een populaire vestigingsplaats is voor Europese bedrijven. Wet SB 1718 is op 1 juli 2023 van kracht geworden en is van toepassing op particuliere werkgevers met 25 of meer werknemers. Boetes kunnen oplopen tot $ 1,000 per dag en drie overtredingen binnen 24 maanden kunnen leiden tot intrekking van de bedrijfsvergunning.

Hoe werkt E-Verify?

Je maakt een dossier aan op basis van het ingevulde I-9-formulier, uiterlijk op de derde werkdag nadat de werknemer met werken is begonnen. Het systeem geeft een van de volgende resultaten terug.

Wat is een voorlopige niet-bevestiging?

Een discrepantie betekent dat de informatie niet overeenkomt met de overheidsgegevens. Dit betekent niet dat de persoon niet kan werken. De gebruikelijke oorzaken zijn een naamswijziging die nooit is gemeld, een typefout of een verouderde registratie.

U moet de werknemer privé op de hoogte stellen, hem of haar de kennisgeving van verdere actie overhandigen en hem of haar laten beslissen of er bezwaar tegen wordt gemaakt. Indien bezwaar wordt gemaakt, krijgt de werknemer acht federale werkdagen vanaf de datum van de kennisgeving om de zaak met DHS of SSA op te lossen.

Zolang een zaak loopt, mag u niet ontslaan, schorsen, uren inkorten, loon inhouden of trainingen uitstellen. Te vroeg handelen stelt u bloot aan een E-Verify-schending en een discriminatieklacht tegelijk. Pas na een definitieve afwijzing van de zaak heeft u reden om actie te ondernemen.

Wat zijn de sancties voor het onjuist invullen van formulier I-9?

De boetes voor administratieve overtredingen variëren van $288 tot $2,861 per formulier, na inflatiecorrectie die op 2 januari 2025 is gepubliceerd. Deze bedragen waren op het moment van schrijven nog steeds van toepassing.

Het bewust in dienst nemen van iemand zonder werkvergunning brengt hogere kosten met zich mee:

Het is vooral de rekensom die pijn doet. Een bedrijf met 100 foutieve formulieren loopt het risico op een boete van $28,800 tot $286,100, nog voordat er met andere zaken rekening wordt gehouden.

Wat is er veranderd in maart 2026?

Op 16 maart 2026 heeft ICE het inspectie-informatieblad voor formulier I-9 bijgewerkt en meer dan tien categorieën fouten geherclassificeerd van technisch naar inhoudelijk. Technische fouten kunnen binnen tien werkdagen zonder boete worden gecorrigeerd. Inhoudelijke fouten niet.

Fouten die nu direct tot een sanctie leiden, zijn onder andere:

• Ontbrekende geboortedatum van de medewerker
• Ontbrekend A-nummer of USCIS-nummer
• De eerste werkdag gemist
• Onvolledige documentgegevens in sectie 2, zelfs wanneer kopieën bewaard zijn gebleven.
• Fouten in de uitvoering van de procedure voor het onderzoek op afstand.
• Tekortkomingen in de controletrace van elektronische I-9-systemen

De mogelijkheid om veelvoorkomende fouten gratis te laten corrigeren is verdwenen. Het controleren van uw eigen documenten voordat ICE arriveert, is nu de enige betrouwbare manier om risico's te beperken. Een inspectie begint met een inspectiemelding en u krijgt minimaal drie werkdagen om de formulieren in te vullen. Als er een boete wordt opgelegd, heeft u 30 kalenderdagen om een ​​hoorzitting aan te vragen.

De vijf meest voorkomende fouten die we zien

1. Het behandelen als administratie voor de salarisverwerker. Het I-9-formulier is een wettelijke verplichting van de werkgever. Een salarisadministratiebureau dat loonstroken verwerkt, doet dit niet voor u. Het verschil wordt uitgelegd in onze handleiding. Hoe de werkgever van record werkt.
2. Iemand laten starten voordat Sectie 1 bestaat. Onboarding op afstand Door de verschillende tijdzones is het makkelijk om dit over het hoofd te zien, en de deadline verschuift niet.
3. Het vergeten van de herverificatie. Het eerste formulier wordt correct ingevuld, de vervaldatum wordt door niemand genoteerd en achttien maanden later is de machtiging verlopen.
4. Het verwarren van een werkvergunning met een visumstatus. De visumcategorie van een werknemer bepaalt of hij of zij überhaupt mag werken. De I-9-gegevens die u hebt gecontroleerd.
5. Het I-9-systeem koppelen aan een achtergrondcheck. Verschillende processen, verschillende regels. Het combineren ervan leidt vaak tot documentaanvragen die niet zijn toegestaan. Zie Regels voor antecedentenonderzoek bij werkgevers in de VS.

Wie vult het I-9-formulier in als u een officiële werkgever gebruikt?

De officiële werkgever (Employer of Record) is hiervoor verantwoordelijk , omdat de officiële werkgever de wettelijke werkgever is. Dat is de kern van het model. De werknemer werkt dagelijks voor u, en de entiteit die de I-9-verplichting, de E-Verify-registratie (indien vereist) en het boeterisico draagt, is de EOR.

Voor een bedrijf dat zijn eerste één of twee mensen in de VS aanneemt , elimineert dit het meest voorkomende struikelblok. Er is doorgaans niemand in het land om documenten persoonlijk te controleren, en niemand die de driedaagse termijn in de gaten houdt. Er is ook geen reden waarom een ​​financieel team in het VK zou weten dat Georgië de E-Verify-drempel op tien werknemers heeft ingesteld, of dat een permanente verblijfsvergunning nooit opnieuw geverifieerd mag worden.