De verschuiving naar werken op afstand of in een flexibele omgeving gebeurde langzaam... en toen ineens in 2020. En hier zijn we, 3 jaar later, nog steeds bezig met de gevolgen ervan, zowel de goede als de slechte, en leren we om te gaan met deze nieuwe werktrends. Nu veel bedrijven over de hele wereld beloven nooit meer terug te keren naar kantoor, is de focus op het optimaliseren van de thuiswerkervaring voor werknemers van vitaal belang.
Hoewel de voordelen van werken op afstand enorm zijn, vereist het creëren van een gezonde bedrijfscultuur serieuze inzet van het management/leiderschap in uw team. Teams op afstand vereisen meer structuur, betere communicatie en een hoog niveau van proactieve transparantie van het management en leiderschap.
In dit artikel bespreken we praktische manieren om een positieve bedrijfscultuur op te bouwen en te laten groeien in elk extern team.
Waarom is bedrijfscultuur zo belangrijk?
Bedrijfscultuur is ontzettend belangrijk voor elk bedrijf, omdat het invloed heeft op hoe uw werknemers en klanten u zien. En dat heeft weer invloed op het algehele succes van uw bedrijf.
Bedrijfscultuur gaat niet alleen over teamlunches en pingpongtafels. Er is meer nodig om de verbinding tussen een bedrijf en zijn werknemers te bevorderen (en te koesteren). Er zijn open communicatie, mindfulness, intentie en een proactieve aanpak nodig om werknemers samen te laten werken.
Nu kan de bedrijfscultuur in een traditionele werkomgeving zoals werkkantoren vaak organisch evolueren door teamactiviteiten, samenwerking en andere dagelijkse ervaringen. De tijd die teams samen doorbrengen, geeft ze een gevoel van doel en verbondenheid.
Hoewel het opbouwen van een remote teamcultuur ook organisch kan gebeuren, vereist het een proactievere inspanning om te vormen en vorm te geven, aangezien remote en hybride teams fysiek op afstand zijn. Bij het opbouwen van een remote of hybride team moet u al uw processen heroverwegen, inclusief werving, onboarding, beoordelingen van prestaties, samenwerking, tools en meer. Daarom is een doordachte, strategische inspanning om een sterke bedrijfscultuur te ontwikkelen terwijl u op afstand werkt, buitengewoon belangrijk.
Hoe zorg je, als je dat allemaal in ogenschouw neemt, voor een gezonde bedrijfscultuur?
Uiteindelijk komt het erop neer dat u een virtuele omgeving creëert waarin uw medewerkers zich veilig en gewaardeerd voelen, waarin teamleden hun collega's steunen, de missie van het bedrijf omarmen en zich volledig inzetten voor hun werk.
Hieronder leest u meer over vijf effectieve tips om de cultuur van uw bedrijf op afstand te verbeteren.
Vraag om feedback van werknemers
Hoe kun je een cultuur van eerlijke communicatie en vertrouwde verbinding creëren als je fysiek gescheiden bent van je team?
Feedback.
De beste manier om inzicht te krijgen in de cultuur van uw bedrijf op afstand is door direct naar de bron te gaan: de werknemers.
Hoe gaat het met je externe teamleden? Voelen ze zich productief? Voelen ze zich tevreden? Het kan goed met ze gaan, of ze voelen zich geïsoleerd en hebben extra ondersteuning nodig. Er is maar één manier om erachter te komen!
De sleutel tot succes bij het opbouwen van een bedrijfscultuur is het verzamelen van feedback van werknemers. En het is nog belangrijker in organisaties op afstand, omdat je geen feedback kunt krijgen van die informele gesprekken over waterdispensers van je team.
Feedback geven in een werkomgeving op afstand betekent vaak dat je lastige gesprekken moet voeren. Dat leidt tot productievere teamrelaties, meer vertrouwen in het leiderschap en het bedrijf en meer zelfvertrouwen in je werk.
Het kan enorm verhelderend zijn om uw medewerkers op afstand te vragen wat zij belangrijk vinden en hoe zij graag zouden zien dat uw bedrijfscultuur zich ontwikkelt.
Maar een goede feedbackcultuur ontstaat niet zomaar, die moet doelbewust worden ontworpen.
Uit het rapport 'State of Remote Work' blijkt dat thuiswerkers de meeste problemen ondervinden met de volgende vier factoren.
- Na het werk de stekker eruit trekken
- Eenzaamheid gedurende de dag
- Samenwerken met andere teamleden
- Communicatie.
Deze factoren kunnen ook voor veel leden van uw externe team een rol spelen. Het is belangrijk dat u de grootste problemen van uw team vaststelt, zodat u ondersteuning kunt bieden.
De eenvoudigste en meest tijdbesparende manier om dit te doen is door enquêtes op te zetten en te versturen (inclusief terugkerende enquêtes) en enquêtegegevens om te zetten in inzichten in de cultuur van uw externe bedrijf. Het juiste platform kan het harde werk voor u doen, terwijl de anonimiteit van uw werknemers behouden blijft en de gegevens van uw bedrijf beschermd worden.
Vragen die u uw externe medewerkers kunt stellen
- Ik ben goed op de hoogte van de missie, visie en doelen van mijn bedrijf.
- Het management van [uw bedrijf] communiceert met iedereen die op afstand werkt.
- Ik vind dat [uw bedrijf] de juiste toolset biedt om samenwerking op afstand mogelijk te maken.
- Ik voel mij betrokken bij de beslissingen van het bedrijf.
- Ik voel me verbonden met andere teamleden
- Ik voel mij verbonden met andere teams binnen het bedrijf.
- Ik ben tevreden over de communicatieprocessen bij [uw bedrijf].
- Ik kan mijn dag effectief structureren terwijl ik op afstand werk.
- Ik kan me gemakkelijk concentreren en afleiding vermijden als ik op afstand werk.
- Ik voel mij productief als ik op afstand werk.
- Werken op afstand heeft geen negatieve invloed op mijn werkmoraal.
- Het is mij duidelijk wat mijn verwachte output en verantwoordelijkheden zijn.
- Ik heb tijdens mijn normale werkweek voldoende tijd om me te richten op leren en loopbaanontwikkeling.
- Het management van [bedrijf] heeft laten zien dat de gezondheid en het welzijn van de werknemers prioriteit hebben.
- Thuiswerken heeft geen negatieve invloed op mijn geestelijke gezondheid.
- Ik kan een goede balans tussen werk en privéleven behouden terwijl ik op afstand werk.
- Ik voel mij gesteund bij het aanpassen van mijn schema indien nodig, afhankelijk van de zorgverlening en andere persoonlijke verantwoordelijkheden.
Communiceer, communiceer, communiceer!
De cultuur van uw remote team zal moeite hebben of worstelen, afhankelijk van communicatie. Als u de communicatie verkeerd aanpakt, zult u merken dat uw cultuur gewoon niet blijft hangen.
Plan indien mogelijk wekelijkse teamvergaderingen. Bespreek waar het team aan werkt, geef details over beslissingen die van invloed kunnen zijn op het team en zorg ervoor dat u uw wens voor feedback en open communicatie herhaalt. Door deze regelmatige vergaderingen te houden, kunnen de teamleden een band opbouwen, nieuws delen en tegelijkertijd de motivatie van uw hele team stimuleren.
Het is ook aan te raden om uw vergaderingen te houden via videoconferenties. Hierdoor kunnen uw teamleden elkaar leren kennen, elkaars reacties en gezichtsuitdrukkingen zien. Experts geloven dat het belangrijk is om altijd de camera aan te hebben, omdat ze suggereren dat lichaamstaal effectieve communicatie bevordert, omdat mensen lichaamstaal van nature bijna net zo goed observeren als dat ze luisteren naar wat anderen zeggen.
Een ander ding dat de experts aanraden is om ervoor te zorgen dat je de verwachtingen vaststelt over welke communicatiekanalen gebruikt moeten worden voor bepaalde soorten onderwerpen. Je wilt bijvoorbeeld dat juridische en/of enigszins 'serieuze' documentatie via e-mail of je cloudbestandsserver wordt gecommuniceerd, terwijl informele discussies of teamvergaderingen via Teams of Slack kunnen worden gedaan.
Voor het beste resultaat kunt u het beste een communicatiegids opstellen met daarin het volgende:
- Voorkeurszenders
- Passende toon
- Verwachte reactietijd
- Contactgegevens en instructies over met wie u in bepaalde situaties contact kunt opnemen
De meeste communicatietools die externe bedrijven gebruiken, kunnen de hele dag open blijven staan, als desktop-app of browsertabblad, met de optie om je meldingen aan te zetten. Iets simpels als een app openhouden, houdt de deur open voor communicatie binnen het team en draagt in essentie bij aan het creëren van een meer samenhangende en samenwerkende werkplek.
Omarm flexibele werkregelingen
Een deel van de aantrekkingskracht van op afstand werken komt voort uit de vrijheid om overal ter wereld te werken, ongeacht de uren die het beste uitkomen. De meeste werknemers op afstand hebben de vrijheid om boodschappen te doen, hun kinderen van school te halen, klusjes te doen tussen vergaderingen door of kunnen inloggen op hun favoriete tijden. Bij het runnen van een bedrijf op afstand zijn de werktijden vaak niet afhankelijk van de uren dat een kantoorpand open is, waardoor werknemers zowel de ideale werkdag als de ideale werkomgeving kunnen ontwerpen.
Maar 'flexibel' of 'op afstand' werken kan voor verschillende mensen verschillende dingen betekenen: wordt er van uw werknemers verwacht dat ze elke dag een bepaald aantal uren online zijn? Moeten ze regelmatig naar het hoofdkantoor reizen? Het is van cruciaal belang dat u uw werknemers effectief communiceert over wat flexibel/op afstand werken voor uw organisatie betekent.
Probeer in plaats van strikte regels af te dwingen, een thuiswerkbeleid te creëren en te verspreiden dat richtlijnen schetst. Deze aanpak geeft werknemers op afstand een gevoel van structuur en vrijheid, legt wetten vast en stelt hen tegelijkertijd in staat hun werk-privébalans te verbeteren.
Deskundigen op het gebied van thuiswerken zijn van mening dat er drie geweldige dingen gebeuren als je je werknemers beloont met royale, flexibele werkomstandigheden.
- Uw medewerkers raken niet opgebrand
- Uw medewerkers leveren hun beste werk
- Uw medewerkers zijn blij met hun werk bij uw bedrijf
Start nieuwe medewerkers met een solide onboardingprogramma
Een goede eerste indruk maken is cruciaal. Wanneer u sterk begint met een solide onboardingprogramma, rust u uw nieuwe medewerkers uit met de juiste tools voor hun verdere reis.
Een goed gepland onboardingproces geeft uw nieuwe werknemers vertrouwen in het bedrijf en vertrouwen in hun eigen vermogen om te presteren. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van wat uw onboardingprogramma zou moeten omvatten.
- IT-instellingen, inclusief e-mails, gebruikersnamen, wachtwoorden en toegang tot alle benodigde programma's.
- Voltooiing van de vereiste HR-documentatie
- Virtuele rondleiding door het bedrijf, softwaredemonstratie, locatie van belangrijke bronnen en navigatie van interne platforms
- Verklaring van de missie, waarden en doelstellingen van het bedrijf
- Overzicht van het trainingsprogramma, inclusief de verwachtingen voor de eerste weken van de werkzaamheden
- Opleiding voor alle directe verantwoordelijkheden
- Samenvatting van het personeelshandboek, bedrijfsregels en -beleid, verantwoordelijkheden van de functie
- Bondige, georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke gidsen en aanvullende bronnen
- Videogesprekken met directe teamleden
- Introductie van de rest van het team
Extraatjes zoals het versturen van een welkomstpakket, het organiseren van ijsbrekers, het starten van een welkomstthread op een werknemerskanaal, het maken van e-mailhandtekeningen en het toevoegen van uw nieuwe werknemers aan de website kunnen ook een blijvende positieve indruk creëren.
Welke methode u ook gebruikt om uw nieuwe werknemers aan te kondigen, zorg ervoor dat andere teamleden vriendelijk en aanmoedigend reageren. Thuiswerken kan eenzaam zijn, maar een warm welkom kan de toon zetten voor hun nieuwe ervaring.
Geef uw medewerkers de juiste tools om succesvol te zijn
Om effectief te kunnen werken in een werkomgeving op afstand, moet elk teamlid toegang hebben tot dezelfde hulpmiddelen en technologie die het werken, samenwerken en communiceren zo eenvoudig mogelijk maken.
Of het nu gaat om het overstappen op software als Google Docs om gezamenlijk copywriting mogelijk te maken, of om ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe de verschillende Teams-functies te gebruiken, of om te investeren in projectmanagementtools als Monday.com om alles georganiseerd te houden...
Het is ook ontzettend belangrijk om ervoor te zorgen dat uw werknemers een comfortabele en effectieve werkplek hebben, waar ter wereld ze ook werken. Veel bedrijven over de hele wereld bieden hun externe werknemers een budget voor een kantooropstelling, inclusief de optie om ze te voorzien van een nieuw bureau, laptop, headset of een comfortabele stoel!
Een organisatie waar alle werknemers de juiste tools tot hun beschikking hebben om hun werk te doen en tegelijkertijd bij te dragen aan de bedrijfsdoelstellingen, en waar ze in contact staan met hun collega's, managers en leiders, heeft een gezonde bedrijfscultuur.
Afsluiten
Gewapend met deze nieuwe kennis, samen met de tips en links die we in dit artikel hebben opgenomen, hopen we dat u zich zekerder voelt bij het opzetten van een productieve en winstgevende onderneming met een extern team van werknemers.
Foothold America wenst u veel succes bij het creëren en ontwikkelen van een positieve bedrijfscultuur met uw externe team!
